Outlookで新規メールと返信の署名を別々に設定するには

1．先にクラシック版の画面かを確かめる

確認日：2026年11月6日

以下はWindows版のクラシックOutlookの手順で、Microsoft サポートの「Outlook でメールの署名を追加および変更する方法」のページの主な適用先にはOutlook for Microsoft 365、Outlook 2024、Outlook 2021があります。記事では、署名の文面を考える前に、どの画面で操作するかをそろえます。

Windows版の主画面の右上に［設定］ボタンがある場合は新しいOutlookで、ボタンがない場合はクラシックOutlookです。操作を引き継ぐときも、画面の種類を記録しておくと、説明と手元の表示を照らし合わせやすくなります。

新しいOutlookの場合は、同じ署名のページの［新しい Outlook］のタブに、［設定］から［アカウント］→［署名］へ進む別の手順が案内されています。この記事の手順はクラシックOutlookのもので、新しいOutlookの画面には当てはめません。

2．送信に使うアカウントを選んで署名を作る

設定画面を開く

新しいメールを開き、［メッセージ］メニューから［署名］→［署名］へ進みます。最初に開くメールは、設定画面へ進むための入口として扱います。

［電子メール アカウント］で署名を関連付けるアカウントを選び、アカウントごとに別の署名を指定できます。業務で使う送信元の名前を手元に控え、似た表示名と取り違えないように進めるとよいです。

用途が分かる名前を付ける

［編集する署名の選択］の［新規］で名前を付け、［署名の編集］で文面を作る操作を繰り返して、新規用と返信・転送用をそれぞれ用意します。名前には用途が分かる言葉を使うと、後から選ぶときの目印になります。長さだけで区別するより、どの場面向けに用意したかをそろえておくとよいです。

3．新規用と返信・転送用の割り当てを分ける

［既定の署名の選択］では、［新しいメッセージ］の一覧から、新規メールに自動で入れる署名を選びます。続けて、やり取りが続く場面の設定へ進みます。

［返信/転送］では返信と転送に使う署名を選び、自動で入れない場合は［(なし)］のままにします。短い文面を使うのか、必要なときだけ入れるのかを、業務の担当者とそろえておくとよいです。

指定を終えたら［OK］を選び、署名を保存してメールの画面へ戻ります。ここで作業を区切り、保存後の表示を別に確かめます。

4．使い分けの例は内容の範囲で整理する

ここからは当社の整理です。

署名に何を載せるかは、連絡先として必要な情報と、やり取りの読みやすさを考えて決めます。次の表は、使い分けを相談するときの短い例です。

短くすることだけを目的にせず、相手が次の連絡を取る際に困らない内容を残すとよいです。所属や連絡先が変わったときは、用途ごとの文面をまとめて見直します。

引き継ぎ用の記録には、送信元の名前、用意した署名の名前、使う場面を対応させて残します。操作画面の画像に加え、使い分けの理由も短く添えると、後任者が変更の要否を考えやすくなります。

5．保存直後のメールだけで結果を判断しない

公式ヘルプによると、クラシックOutlookでは、設定の入口として開いたメールには、新規メールへの自動挿入を選んでも新しい署名が追加されません。保存後は、改めて新規作成と返信の画面を開き、意図した内容が入るかを見比べるとよいです。送信前の画面で、連絡先の誤記や古い所属名も点検します。

同じヘルプでは、開いていたメールへ手動で入れる場合は、［メッセージ］メニューの［署名］から、作成した署名を選ぶと案内されています。手動で選んだ結果と、自動で入った結果を混同しないよう、確認した操作も記録に添えておきます。

公式ヘルプの注記では、「このデバイスの署名」は作成した端末に保存され、別の端末でOutlookを使う場合には利用できないことがあるとされています。引き継ぎ先でも、利用する画面と送信元をそろえて表示を確かめるとよいです。意図した内容と違うときは、文面を作り直す前に、選んだ送信元と割り当てた名前を見直します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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