Gmailで部署別の署名を複数作成し、メールごとに切り替える手順

1．パソコンの設定画面で部署ごとの署名を作る

この記事で扱うのは、利用者が自分のGmailの設定画面で行う署名の作成と切り替えで、管理者向けの設定は扱いません。Google Workspace ラーニング センターの案内では、ここで扱う署名の作成手順はパソコンのみを対象としています。

Gmailを開き、右上の設定アイコンから［すべての設定を表示］へ進みます。

［全般］タブの［署名］まで移動し、［新規作成］をクリックします。続いて署名に名前を付け、［作成］を選びます。

この名前は相手に表示する氏名ではなく、署名を管理するためのテンプレート名です。部署名や使う場面が分かる名前を付けると、後で選ぶときの目印になります。

右側の入力欄に、相手に見せる署名の本文を入れます。所属と連絡先を手元の社内情報に照らし、管理用の名前を付けただけで終わらないようにします。

入力を終えたら、画面の下部にある［変更を保存］で保存します。部署ごとに用意する際も、管理用の名前と本文をそれぞれ確かめながら進めるとよいです。

2．普段使う署名と、そのメールだけの署名を選び分ける

新規メールや返信メールには、デフォルトの署名を指定できます。普段使うものをあらかじめ選ぶ、という考え方です。通常の担当業務で使う所属を基準に考えると、選び方を整理できます。

メールの作成中に別の署名へ変えるときは、作成ウィンドウの下部にある署名を挿入アイコンをクリックします。毎回同じ所属で送るのか、今回だけ別の担当として送るのかを先に考え、本文末尾の内容と照らします。

部署ごとに別のメールアドレスから送るためにGmailの［名前］機能を使っている場合は、アドレスごとに異なる署名を追加でき、設定ページの署名テキストボックスの上にあるプルダウンメニューでアドレスを選びます。プルダウンメニューが表示されないときは、［アカウントとインポート］タブの［名前］にそのアドレスが記載されているかを確かめます。同じアドレスのまま署名だけを部署ごとに変えるのか、部署のアドレスごとに署名を決めるのかを先に分けておくと、選び方を引き継ぎやすくなります。

担当する業務が変わる日は、いつもの文面を見慣れたまま送らないことが確認の中心です。問い合わせの内容に合う部署名か、相手が連絡すべき窓口になっているかを読み直します。

3．部署の兼務では、管理名と表示内容を対応させる

ここからは当社の整理です。部署名だけでなく、何を伝えるメールに使うかまで決めておくと、引き継ぐ人も選ぶ理由を理解しやすくなります。次の表は、文面のひな形ではなく、使い分けを決めるための短い整理例です。

管理用の名前は選ぶ人のため、本文の所属や連絡先は受け取る人のため、と役割を分けます。見た目をそろえる前に、案内する窓口に食い違いがないかを確認するとよいです。

似た名前を増やす前に、既存のものと使う場面が分かれているかも見直します。部署名だけでは選べない場合は、「どの連絡に使うか」を引き継ぎのメモに残す方法があります。

4．名前の直しと表示の不具合を切り分ける

管理用の名前を直したいとき

Gmail ヘルプでは、署名の名前は編集アイコンから変更できると案内されています。管理名を直す作業では、選ぶ人に分かりやすい表記を考えます。相手に見せる所属や連絡先を直す作業では、送る文章そのものを確認する、という分け方です。

文字の体裁が崩れるとき

署名のトラブルシューティングのヘルプでは、書式付きの署名が正しく表示されない場合に、設定の［署名］で署名を選び、書式をクリアのアイコンで書式設定を削除してみるよう案内しています。まず、所属や連絡先が読める状態かを確かめ、装飾の調整はその後に進めるとよいです。

署名が見当たらないとき

同じヘルプでは、送信メッセージで署名の代わりに3つのドットが表示されるときは、メッセージの一番下までスクロールし、「短縮されたコンテンツを表示」アイコンをクリックすると署名を表示できるとしています。見え方を確かめてから、登録内容の見直しに進むと、同じ文面を重ねて追加する作業を避けやすくなります。

5．社外で使う前に、選択した所属と受信側の表示を確かめる

設定作業を終えた後は、確認用のメールを用意し、いつもの連絡と別の部署として送る連絡の両方を想定して確かめます。確認先には自分や社内の協力者を使い、取引先へ送る前に内容を整える進め方です。

見る場所は、本文末尾の部署名、担当者の表記、問い合わせ先です。選んだものの名前が正しくても、表示された文章に以前の所属が残っていないかを読み直します。返信する場面でも、意図した所属で案内できるかを確認するとよいです。

引き継ぎのメモには、普段使う所属と、別の所属へ変える場面を短く残します。社内の連絡先が変わった際に誰が内容を見直すかも決めておくと、更新の担当を確認できます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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