従業員からマイナンバーを受け取れないとき会社が相談する窓口

1．相談先は、提出する書類に合わせる

確認日：2026年11月5日。

デジタル庁のFAQは、決められた書類への番号記載が法令又は条例で定められた義務であることを周知して提供を求め、それでも受けられないときは提出先の機関の指示に従うよう案内しています。

相談の準備は、作成中の書類名と、何がそろっていないかを確かめるところから始めます。番号を受け取れないという事情に加えて、どの届出を、いつ提出する予定なのかを伝えると、質問の対象を絞れます。本人へ依頼を送っただけなのか、返事があったのかも分けて整理するとよいです。

社内の担当者が交代している場合は、過去の案内を探し、前任者がどこまで説明したかをそろえます。返答待ちの状態を、本人が拒否したという記録に置き換えず、確認できたやり取りをそのまま伝える準備が大切です。

2．受理の扱いと届出期限を一緒に確かめる

厚生労働省の「雇用保険業務等におけるマイナンバー制度への対応に係るＱ＆Ａ」は、提供を拒否された場合、ハローワークが一定の確認等をした上で受理するとしています。

番号の記載がないことだけを理由に、ハローワークが雇用保険手続の届出を受理しないことはありません。確認を伴う扱いなので、何も申し出ずに空欄の書類を送ればよいという受け取り方は避けます。

同Q&Aは、その場合であっても、法令上定められた届出期限内での届出をお願いしています。

雇用保険被保険者資格取得届は雇用した日の属する月の翌月10日まで、雇用保険被保険者資格喪失届は離職日の翌々日から10日以内と示されています。

社内の回収目安と、届出の期限は別の欄で管理します。番号の回収予定だけを更新していると、提出予定の確認が抜けやすくなります。窓口へ相談する際も、回収を待っている事情と届け出たい時期を一緒に伝え、次に行う作業を確かめるとよいです。

また、同Q&Aは、事業主、労働保険事務組合又は社会保険労務士が、マイナンバーを取り扱うのに必要な安全管理措置を十分に講じることができない等を理由に、番号を記載せずに届け出ることを許容するものではないとしています。

3．依頼した経過をたどれるように残す

厚生労働省のQ&Aは、番号の提供を受けられなかった場合、提供を求めた記録等を保存するなどして、単なる義務違反でないことを明確にしておくよう求めています。

同Q&Aは、経過等の記録がなければ、提供を受けていないのか、提供を受けたのに紛失したのかが判別できないとも説明しています。

依頼した担当者の記憶に頼らず、案内文の控えと回答を対応させておきます。口頭で説明した内容は、話した日と相手、伝えた内容を短く記録すると、後から経過をたどりやすくなります。本人の回答と担当者の推測を欄で分ければ、相談時に事実として伝えられる範囲も明らかになります。

依頼時に用いた文面は、実際に本人へ渡した版を残す形にします。説明内容を後から書き直した控えだけでは、当時何を伝えたかが曖昧になります。送付した案内と後日の回答を結び付けておけば、相談時に説明した内容を照合できます。

例えば、未提出とだけ記す代わりに、案内を送付した状態、回答を待つ状態、提供しないとの回答を受けた状態を区別します。後から連絡があったときも、以前の状態を消して上書きするだけでなく、どう変わったかを追記する運用が考えられます。

4．相談前の情報を担当ごとにそろえる

ここからは当社の整理です。

窓口へ連絡する人と、従業員へ案内した人が別の場合は、控えを持ち寄ってから質問をまとめます。次の表は、相談準備から回答の引き継ぎまでを分担する例です。

最初の連絡では経過の概要を伝え、窓口から必要と言われた資料をそろえる流れにします。社内で質問をまとめておけば、連絡する担当者が変わっても、同じ点を確認できます。

提出済みの書類があれば、その控えと返戻の有無も用意します。受理された書類と、まだ相談中の書類を分けておくと、問い合わせの対象がはっきりします。追加の対応を求められたときは、提出先、送る資料、対応予定をそれぞれ控えます。

回答の記録には、確認できたことと、追加の確認が必要なことを分けて残すとよいです。相談を終えたことだけで処理済みにせず、書類の提出や追加連絡までを担当者へ割り当てます。

5．電子申請の申出欄と、相談後の引き継ぎ

本人が番号の提供を拒んでいることを電子申請で申し出る場合、厚生労働省のQ&Aは備考欄に「本人事由によりマイナンバー届出不可」と記載する扱いを示しています。

同Q&Aでは、備考欄が存在しない資格喪失届については、社会保険労務士欄の直下のスペース欄に記載するとされています。入力する事情を担当者だけで決めず、本人から受けた回答と窓口に確認した内容を照合します。

相談後は、どの書類にどのような申出をするのか、添付を求められたものは何かを、提出担当者と共有します。口頭で回答を受けた場合も、担当者が読んで次の作業へ移れる程度に具体的な控えがあると便利です。

個別の労務上の判断は、公式資料を示して専門家に確認します。依頼の控えと本人の回答、窓口で確認した内容をまとめておけば、相談先が変わっても経過を説明しやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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