Googleドキュメントでページ番号が使えないときの形式の切替

1．番号の操作に進む前に、文書の形式を見る

対象は、パソコンで開く Google ドキュメントです。「ページ分けあり」はページと改ページを使う形式で、ページ番号を追加できます。一方、「ページ分けなし」は、改ページなしで連続してスクロールする形式です。

画面上に目的の項目が見当たらないときは、似た名前の操作を順に試すよりも、まず今の形式を確かめると、変更する場所を絞れます。文書の形式と、どこから番号を始めるかは分けて考えます。この記事で扱うのは形式の切替までで、表紙の除外や途中からの連番設定は対象に含めません。

2．文書を開き、切替方法を選ぶ

［ページ設定］から選ぶ方法

対象の文書を開いたら、［ファイル］→［ページ設定］へ進みます。ダイアログの上部で［ページ分けあり］を選び、［OK］で確定します。

この方法で進める場合は、選択した形式と、確定の操作を済ませたかを順に見ます。設定画面を開いた段階と、変更を終えた段階を区別しておくと、引き継ぐときにも作業の状態を伝えやすくなります。

［表示形式］から直接切り替える方法

別の方法として、上部の［表示形式］から［ページ形式に切り替え］を選んでも変更できます。

こちらは、設定用のダイアログで選ぶ方法とは別の入口です。どちらから変更したかを短く記録しておくと、後で同じ文書を見直す際の手がかりになります。操作の記録には、途中まで試した方法を混ぜず、最後に変更を終えた経路を残すとよいです。

3．切替後の表示と、今後の文書への設定を分ける

ヘッダー、フッター、透かしなどを含む文書は、「ページ分けなし」形式にするとそれらが表示されなくなり、「ページ分けあり」形式に戻すと再表示されます。

切り替えた後にページ番号を付けるときは、左上の［挿入］→［ページ要素］→［ページ番号］をクリックし、ページ番号を配置する場所を選びます。

切替後は、目的としていた番号の表示と、それ以外の見た目を分けて点検します。変更した箇所だけを見て終えず、冒頭から末尾までたどり、文章や表が読みやすい位置にあるかも見直すとよいです。以前の見た目を覚えている場合でも、記憶だけで完了とせず、実際の表示で確かめます。

［ページ設定］で［デフォルトに設定］をクリックすると、新しく作成した文書にもその設定が適用されます。

いま開いている文書の変更と、今後使う初期設定の変更は、目的を分けて判断するとよいです。今回の文書だけを整えたい作業であれば、その目的を記録に添えます。次に作る文書にも同じ方針を使うかどうかは、配布先や社内の書式に合わせて考えます。

4．配布前の点検を、目的と結果で残す

ここからは当社の整理です。

社内で配る案内文を整える場面を考えます。操作した項目名だけでなく、「何のために変えたか」と「変更後に何を見たか」を短く残す形です。

記録では、操作を行ったことと、結果を確かめたことを混同しないようにします。「変更済み」という言葉だけでは、配布できる状態まで見たのかが伝わりません。点検が途中なら、見終えた範囲と、まだ確認していない箇所を分けて残すとよいです。

希望した状態になっていない場合も、原因を推測して書くより、どの段階で止まったかを記します。切替操作を終えたか、表示の確認まで終えたかが分かれば、次の担当者は続きの確認から始めやすくなります。配布する前には、編集を終えた文書そのものを読み直します。

5．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

6．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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