Excelの配布資料にページ番号と総ページ数を付けて確認するには

1．対象の版と、番号が見える場所

確認日：2026年11月5日。

以下は Windows 向けの手順を扱い、参照するヘルプの主な適用先は Excel for Microsoft 365、Excel 2024、Excel 2021 です。

ページ番号のヘルプの画面例は Excel 2016 で撮影されており、使用する版では表示が多少異なる場合があります。

ヘッダーとフッターは、ページ レイアウト表示、印刷プレビュー、印刷されたページで確認できます。

ページ番号のヘルプは、Mac 向けの Excel for Microsoft 365、Excel 2024、Excel 2021 も適用先に含めています。

編集している表の中だけを見て、設定が消えたと判断しないことが大切です。配布時の見え方と、入力作業中の見え方を分けて考えると、確認する場所を選びやすくなります。

2．単独のシートに番号と合計を入れる

対象のワークシートを選び、［挿入］タブの［テキスト］グループから［ヘッダー & フッター］を開きます。

表示位置は、ヘッダーまたはフッターにある左・中央・右のボックスから選択できます。

［ヘッダー & フッター］タブの［ヘッダー & フッター要素］で［ページ番号］を選択します。

総ページ数も表示するには、挿入された番号の後ろに空白、of、空白を入力し、［ページ数］を選びます。

編集欄には「&[ページ番号] of &[総ページ数]」という置き換え用の表示が入り、領域の外を選ぶと実際の番号を確認できます。

表示位置を選ぶときは、資料の内容を読みながら番号も探しやすいかを見ます。配布する見本を手元に置き、本文と番号の位置関係を確かめるとよいです。

3．配布物の途中から番号を始めるとき

別の資料と綴じる場合は、どこを起点に番号を付けるかを先に決めます。資料を作成した担当ごとに開始位置を判断すると、同じ番号が重なったり、間が抜けたりしやすくなります。

開始位置は、番号の見た目と合計の見た目を分けて考えると整理できます。現在の位置を示す数字が合っていることと、配布物の枚数を示す数字が合っていることは、それぞれ別に照合する点です。

先頭の番号を変更するには、［ページ レイアウト］の［ページ設定］ダイアログを開き、［ページ］タブの［先頭ページ番号］へ開始する番号を入力します。シートをまたぐ連続番号について、ページ番号のヘルプは各シートの先頭ページ番号を変更する手順を案内しています。

配布する順序が決まった後に見本を並べ、資料の境目で番号がつながるかを確認します。別添を抜いて配る相手がいる場合は、その相手へ渡す状態でも確認するとよいです。

4．配る単位を先に決める小さな例

同じファイルの中にある資料でも、いつも一緒に配るとは限りません。たとえば社内説明用の資料を準備するときは、次のように配布する単位を決めてから表示を整えます。

この表は配布の整理であり、番号の自動設定を示すものではありません。配布担当者と作成担当者が違う場合は、どこまでを同じ束として扱うかを先に共有するとよいです。

引き継ぎには、表示位置だけでなく、番号を付けた資料のまとまりと確認した出力見本を残します。担当者が替わっても、同じ配布単位で照合できる状態を目指します。

5．番号が見えないときと、配布直前の確認

ブラウザー版の Excel for the web では、ページ番号の挿入・表示・印刷はできません。

ページ番号を付けて印刷する作業は、Excel のデスクトップアプリで行えます。

先頭だけ表示が違う場合は、［先頭ページのみ別］の設定によって、先頭のヘッダーとフッターを外したり別の内容を作成したりできる点も確認します。

配布前は、先頭、途中、末尾の見え方を確認し、表示された合計と実際に渡す枚数を突き合わせます。本文を追加した後や別紙を外した後は、以前の見本をそのまま判断材料にせず、配布する状態で見直すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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