フリーランス契約の解除理由を求められたら｜受付から回答までの事務

要点

理由を求められたら、受け取った日時と対象の契約を記録し、責任者に対応の確認を依頼します。契約書や予告の控えをそろえ、承認を受けた理由を回答し、送付した文面と記録を残す流れです。事務担当者が理由の妥当性や開示の要否を判断せず、迷う点は専門家に確認します。

公開：2026年11月3日／情報の確認日：2026年11月3日（出典はこの記事の最後）

この記事は、フリーランスの方から契約の解除や不更新の理由を求められた小さな会社の事務担当者が、請求の受付から責任者の確認、回答の送付と記録までを整理するためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月3日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．受付前に押さえる対象と回答時期

確認日：2026-11-03（以下の公式資料に共通）

フリーランス・事業者間取引適正化等法では、発注事業者が満たす要件に応じて義務の内容が異なります。公正取引委員会の特設サイトは、6か月以上の業務委託に関する契約の解除と、更新しない場合を、中途解除等の予告・理由開示義務の説明で取り上げています。同サイトでは、予告がされた日から契約が満了するまでの間に解除の理由を請求された場合、遅滞なく開示しなければならないとされています。

ここからは当社の整理です。受け付けた時点では、請求の内容と契約の対応関係を整理します。契約書の表題や相手の呼び方だけで扱いを決めず、当事者、委託の期間、更新の経過を責任者へ渡せる状態にするとよいです。

請求を受け取った日時、予告の控え、契約の終了予定日は、別々の欄に残します。事前の通知と、理由を求められた後の回答を取り違えないためです。担当者の手元で書類がそろうのを待つ間も、受け付けた事実は責任者へ共有し、回答を進める担当を決めます。

2．請求の原文と契約を結び付ける

受け取ったメールや文書は、請求の原文を残したまま保管します。社内で共有する要約には、相手が何を尋ねているか、対象となる契約はどれかを記します。「理由を知りたい」という相手の言葉を、担当者の推測で別の要求へ置き換えないことが大切です。

同じ相手と取引が重なっている場合は、契約名、業務内容、契約書の保管先を照合します。対象を特定できない点は相手に確認する事項として分け、既に分かっている内容とともに責任者へ渡すと、確認の経緯を追いやすくなります。

以下は、社内で担当を分ける例です。担当者が兼務する場合も、受付、内容確認、承認、送付の進み具合を分けて残すとよいです。

段階	主に担当する人	着手するタイミング	用意するもの・残すもの
受付	事務担当者	請求を受け取ったとき	原文、受信日時、対象の契約、連絡先
資料の整理	事務担当者	受付内容を共有するとき	契約書、更新の経過、予告の控え、関連するやり取り
回答案の確認	契約の責任者	資料が集まり次第	回答する理由、裏付けとなる資料、確認が残る点
承認	責任者・必要に応じ専門家	送付に先立って	確認済みの回答案、修正箇所、承認した人の記録
回答と保管	送付担当者	承認後	宛先、送付した文面、送付日時、送付結果

不足資料には、探す人と確認先を付けておきます。単に「確認中」と書くより、誰の返答を待っているかが分かる記録のほうが、引き継ぎに使いやすくなります。

3．回答案は確認できた事実から組み立てる

回答案には、対象の契約を識別できる情報、請求を受けた内容、責任者が確認した理由を対応させて記します。事務担当者が事情を推測して理由を補ったり、関係者の発言を確定した会社の見解として書いたりすることは避けます。

理由の説明に使う資料は、回答案からたどれるようにしておくとよいです。契約を終了すると決めた経緯と、相手に伝える説明の範囲について、責任者が確認した箇所を記録します。資料にない評価や断定が混ざっている部分は、確認事項として返します。

社内確認用の回答案と、相手に送る文面は分けます。社内だけで共有する検討経過が、そのまま添付されないようにするためです。修正後は宛先や添付資料も含めて承認を受け、送る版を特定します。承認後に理由の表現を直したときは、修正した部分を再確認する流れにします。

4．回答の送付と到達の記録を残す

厚生労働省は、解除理由の開示請求に口頭で説明していた事例について、理由の説明は書面や電子メール等で行うよう助言したと紹介しています。公正取引委員会の特設サイトでは、理由開示は事前予告と同様に、書面、ファクシミリ、電子メール等による方法で行うとされています。

回答を求められた案件は、送る文面の作成と並行して、承認を受ける順序や連絡先も整えます。社内の定例会議の日まで置いたままにせず、責任者が状況を把握できるようにするとよいです。

以下の送付後の管理は当社の整理です。送付する前に、宛先が請求者の連絡先と合っているか、承認を受けた版か、添付した資料に取り違えがないかを照合します。送付後は、送った文面と添付資料の控えを、受付記録からたどれる場所に残します。

送信エラーや返送があったときは、未到達として責任者へ共有し、連絡先と送付手段を確認します。送付日時と、相手から返答があった日時も分けて記録します。回答後に質問が続いたときは、追加の問い合わせを元の請求に結び付け、回答した内容と未回答の内容が分かる形にします。

5．迷う点は責任者と専門家へ渡す

厚生労働省は、中途解除等に関する法第16条を含む就業環境の整備の相談窓口として、都道府県労働局雇用環境・均等部（室）を案内しています。

ここでの確認事項のまとめ方は当社の整理です。専門家に確認するときは、契約書、予告の控え、請求の原文、回答案をまとめ、どの点の判断を求めるかを添えます。制度の適用、理由の妥当性、開示しない扱いの可否は、事務担当者が結論を出す事項から外します。

責任者へ渡すメモでは、確認できた事実と、答えが必要な論点を段落で分けるとよいです。関係者の情報をどこまで記載できるか迷う部分も、原資料の該当箇所を示して専門家に確認します。

相談後は、確認した相手、確認した内容、回答案へ反映した箇所を記録します。未回答の論点は担当者を付けて管理し、送付済みという印だけで案件を閉じない運用にすると、対応の抜けを見つけやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	請求の原文と受け取った日時を残したか
□	請求の対象となる契約を特定したか
□	契約書、更新の経過、予告の控えをそろえたか
□	対応を進める担当者と承認する責任者を決めたか
□	理由と回答案について、責任者の確認を受けたか
□	判断が必要な点を専門家に確認したか
□	宛先と送付結果を確かめ、送った文面と追加の問い合わせを保管したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月3日）

フリーランスとして業務を行う方・フリーランスの方に業務を委託する事業者の方等へ：発注事業者の要件と義務の関係、就業環境整備の相談窓口
公正取引委員会の資料：解除・不更新、請求受付期間、遅滞ない回答、書面等の方法
フリーランス・事業者間取引適正化等法に基づく就業環境整備のポイント：口頭での理由説明に対し書面や電子メール等を求めた助言事例