Excelのピボットで金額が件数になるとき合計に直すには

1．件数になった理由を金額欄から探す

機能・操作の確認日は、出典の一覧に記載した日です。

Excelは元データをテキストとして解釈すると、値を合計する代わりに個数を集計します。「金額」という列名だけを見て原因を判断せず、元の欄にどのような値が入っているかを確認するところから始めるとよいです。

ここで扱うのはワークシートの表を元にした集計で、OLAPのソースでは集計関数を変更できません。まず手元の表を集計しているのか、別の仕組みから提供された集計を見ているのかを整理します。

作業用に元のファイルを残し、変更する金額欄と見直す集計結果を決めておきます。結果だけを直して終えるより、どこを確認したかも残す進め方です。列名の変更や表全体の作り替えを同時に進めず、今回の不一致に関係する箇所を追うと整理しやすくなります。

2．対象の金額フィールドを合計へ切り替える

Windows向けの手順では、フィールド名の右側の矢印から［値フィールドの設定］を開きます。変更する対象は、集計したい金額の欄です。別の項目を開いていないか、対象の名前と元の列見出しを見比べます。

集計関数は［合計］を選び、［OK］で確定します。操作後は、開いた対象と意図した対象が合っていたかを見直すとよいです。

Web版の作成ヘルプでは、値を右クリックして［値の集計方法］を選ぶ操作が案内されています。手順を書き残すときは、使った環境と実際に開いた項目名を添えておきます。

［表示形式］はフィールド全体の見せ方を変更する項目で、計算方法は［集計方法］で変更します。当社の整理では、先に何を計算するかを決め、その後で桁の見せ方を整える順にします。見栄えと計算内容をまとめて判断せず、まず集計の目的に合う設定になったかを見るためです。

3．文字列の金額は元の表で数値に直す

文字列として保存された数値の警告が出ている場合は、対象セルのエラーインジケーターを開き、［数値に変換］を選択します。金額の意味まで変えてしまわないよう、変換前の値を残し、元の明細との対応を見ながら進めるとよいです。

別の変換方法として、隣に新しい列を作り、VALUE関数で文字列を数値に変換する手順もあります。当社の整理では、変換した結果と元の記載を並べて比べ、金額の意味が保たれているかを見る進め方を採ります。変換がうまくいかない記載は、根拠のない金額へ置き換えず、元の書類を確認する対象として残します。

変換後の新しい列を使うほか、結果をコピーして元の列へ値として貼り付ける方法も示されています。元の欄へ戻す作業は、照合を終えてから行うとよいです。変換と上書きを続けて済ませるよりも、途中の内容を見比べられる状態を保ちます。

金額以外の識別用の文字まで一緒に直すことは避け、今回集計したい欄に作業を絞ります。どの範囲を変換したかが分かるようにすると、後から不一致を調べる際にも元の記載へ戻れます。

4．小さな費用表では保存状態を記録する

費用表の見直しでは、金額を書き写すだけでなく、確認した状態と照合先を短く記録する方法があります。次の表は、作業の途中で残す記録の例です。

表全体に同じ処置をする前に、確認できた箇所と見直す箇所を分けておきます。空いている欄や用途の分からない文字については、勝手に金額を補わず、記入者へ確認する対象として扱うとよいです。

この例で残したいのは、変更した場所と照合した相手です。担当者の交代時にも、どこまで見直したかを伝えられる形を目指します。原因の説明を長く書くより、未処理の箇所が分かる短い記録にまとめます。

5．修正を反映し、元の明細と照合する

元の金額欄を直した後は、ピボットテーブルを右クリックして［更新］を選びます。その後、表示された金額と元の明細を見比べます。

［個数］は空でない値を数える集計なので、金額の合計とは確認する対象が異なります。当社の整理では、「設定を変えたこと」と「金額が合っていること」を別の確認として扱います。最初から表全体を眺めるだけでなく、対象の費目を絞って、集計に含める明細を手元で足し合わせるとよいです。

照合では、どの明細を含めたかも揃えて比べます。差が残る箇所は、設定変更済みという理由だけで確認済みにせず、元の記載へ戻って調べる対象として残します。検算に使った明細と、結果を確かめた場所を短く記録しておくと、同じ確認を引き継ぎやすくなります。

今回の作業は、金額を足す目的に合った集計へ直し、元の明細と照合するところまでです。表全体の整備は別に扱い、ここでは変更箇所と確認結果が追える状態で区切ります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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