Excelで期限を過ぎた未完了の作業にだけ色を付ける設定方法

1．色を付ける対象を先にそろえる

対象は、すでに期限と状態が記入された作業一覧です。書類から期日を探したり、期限の正しさを判断したりする話は扱いません。色を見て作業を確認するための、表の整え方に絞ります。

説明用の表は、A列を作業名、B列を期限、C列を状態とし、先頭行を見出し、次の行から明細にする構成です。状態は「未完了」と「完了」に統一します。「対応中」「保留」などの別の言葉も使っている表では、どの状態を確認対象にするか先に整理しておくとよいです。

期限を過ぎた作業だけに注目するため、当日が期限のものは対象から外す方針にします。期限が未入力の作業は、期日が決まっていないものとして別に確認します。色が付かないことを、そのまま対応不要の意味にしない運用が大切です。

2．行全体を塗るルールを作る

以下の操作は公式資料のWindows向け手順に沿っています（確認日：2026-11-03）。

色を付けるセルの範囲を選び、［ホーム］の［条件付き書式］から［新しいルール］を開きます。この例で選ぶのは、見出しを除いた明細全体です。説明用の適用範囲を「A2:C6」とし、左上の「A2」を基準に設定する想定です。期限の欄だけを選ぶか、作業名まで含めるかは、確認する人が見やすい範囲で決めます。

ルールの種類は［数式を使用して、書式設定するセルを決定］を選びます。

次の式は、公式資料の関数と比較方法を、説明用の列構成に合わせて当社で組み合わせたものです。公式ページに載っている完成済みの例文を、そのまま転載したものではありません。

=AND(ISNUMBER($B2),$B2<TODAY(),$C2="未完了")

数式の先頭の等号を省略しない形で入力します。 ［書式］で塗りつぶしを選び、［OK］で確定します。色は文字が読みやすい薄さにしておくと、作業名や期限も確認しやすくなります。

3．数式が見ている内容を分けて読む

AND関数は、すべての条件が真のときに真を返します。 条件付き書式では、IF関数を付けずにAND関数を単独で使えます。上の式は、期限欄の値、今日との前後関係、状態の文字をそれぞれ確認する組み立てです。

ISNUMBER関数は、対象が数値のときに真を返します。 日付は、Excel内部では連続した数値として扱われます。この例では、期限に日付を入力する前提で、空欄や文字列を判定対象から外すために使っています。日付として入力する欄に、日付以外の数値を入れないことも確認点です。

TODAY関数が返すのは現在の日付です。 期限が今日より前かを調べる比較方法は、公式資料の「=B2<TODAY()」に沿っています。そのため、上の例は当日が期限の作業を含めない設計です。状態の欄も「未完了」と等しいものに絞っており、空欄や別の状態をまとめて未完了扱いにはしません。

列を固定して行ごとに参照先を変えるには、列記号の前にだけ「$」を付ける複合参照を使います。式にある行番号は、色を付ける明細の先頭行に合わせる考え方です。自分の表へ移す際は、列の配置も見比べます。

設定を引き継ぐ際は、式だけを渡すより、色を付ける範囲と、参照する欄の意味も一緒に残すとよいです。表の見出しを変えた人と式を管理する人が異なる場合も、どの欄を見ているかが分かる書き方にします。

4．小さな表で境目を確かめる

次の表は、先ほどの式で色を付けたい行と付けたくない行を分けた確認用の例です。「昨日」「今日」「明日」は説明のための表記で、入力時はそれぞれに当たる日付を使います。

色が付く行だけでなく、付かないはずの行も見比べます。過去の期限でも完了済みなら外れるか、当日や未入力の期限を拾っていないかが、ここでの確認点です。

表の色と、実際の作業状況は分けて考えます。作業を終えた人が状態を更新し、色を見た人が未対応の内容を確かめる、という役割まで決めておくと引き継ぎに使いやすくなります。

5．色が合わないときは入力と参照先を見る

IS関数は文字列を数値へ変換しないため、数値に見える文字でもISNUMBERの結果は偽になることがあります。期限が文字列として入っていないかを、元の入力内容から見直します。見た目の日付表記だけで済ませず、貼り付けたデータも確認するとよいです。

［ルールの管理］では、［適用先］から色を付けるセルの範囲を変更できます。追加した作業だけ色が付かないときは、対象範囲に含まれているかを見ます。

複数のルールで書式が競合すると、優先順位が上のルールが適用されます。入力や参照先に問題が見当たらないときは、既存の色付けも見比べるとよいです。

TODAY関数の日付が意図どおり更新されない場合は、［ファイル］→［オプション］→［数式］で計算方法が［自動］になっているか確認します。引き継ぎ時には、対象とする状態、期限当日の扱い、追加行を確認する担当を短く残しておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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