雇用保険被保険者証を紛失した従業員の再交付申請の進め方

1．紛失の相談を受けたら、対象と提出時期を確かめる

e-Govの手続案内では、被保険者証の交付を受けた人を対象とし、提出時期を「滅失又は損傷したとき」としています。手数料はありません。雇用保険法施行規則第10条第3項は、被保険者証の交付を受けた人が被保険者証を滅失し、又は損傷したときは、雇用保険被保険者証再交付申請書（様式第八号）に本人であることを証明できる書類を添えて公共職業安定所長に提出し、再交付を受けると定めています。

ここからは当社の整理です。最初に整理したいのは、書類がどこにあるか分からない状態なのか、探したうえで紛失したと分かった状態なのかです。相談を受けた担当者は、本人が探した場所と社内の保管状況をすり合わせ、その結果を受けて準備を進めます。依頼を受けた時点では、必要としているのが書類そのものか、記載された情報かも聞いておくと、その後の確認が進めやすくなります。

ハローワーク犬山の案内は、本人の手元にない場合は、事業所で保管しているかどうかを事業所の担当者に確認するよう示しています。同じ案内では、被保険者番号は転職しても同じ番号を引き継いで使用するとされています。

2．本人が申請する場合と、会社が代理する場合を分ける

ハローワーク阿倍野の本人申請の案内では、雇用保険被保険者証再交付申請書を記入し、本人確認書類を持って窓口へ行く流れです。同案内は、本人確認書類として運転免許証やマイナンバーカードなどを挙げています。

群馬労働局の案内では、代理人が窓口で申請する場合、再交付申請書、委任状、代理人の本人確認書類、申請者本人の本人確認書類の写しを用意します。同局の案内では、会社側が代理しても、申請者欄に記入するのは事業主名ではなく本人氏名です。

同局は、事業主が本人に手渡す前に紛失した場合を除き、代理人申請には任意様式の委任状が必要と案内しています。

担当者は、自分が書類の準備を手伝うのか、本人に代わって提出するのかを明確にします。準備の補助と提出者の役割を同じものとして扱わず、提出する人に必要な準備がそろっているかを確認するとよいです。本人がそろえる書類を一覧にして渡し、会社側で用意するものと分けておくと、依頼内容も伝わりやすくなります。

3．郵送は同封物と受取までの時間を確認する

ハローワーク阿倍野は、郵送による再交付申請も可能と案内しています。同所が挙げる郵送書類には、本人確認書類の写しと記入済みの再交付申請書があります。同所の案内では、切手を貼った返信用封筒も同封します。同所は、郵送の場合は通常2週間程度かかるとしています。

送付する前に、提出予定の窓口の案内で同封物、返送方法、連絡先の書き方を照合するとよいです。使う人が必要としている時期と、受け取るまでの見通しも分けて記録します。

地域の案内に書かれた返送方法や所要時間は、その窓口に提出するときの情報として扱います。会社の過去の控えだけで準備を終えず、今回の提出先が案内する内容と照合します。受取を急ぐときは、郵送の準備を始める前に見通しを確認し、本人にも伝えておくとよいです。

群馬労働局は、郵送と電子申請では本人確認書類の写しを送るよう案内しています。実際に提出する方法に合わせて、窓口に必要書類を確認することが大切です。

4．依頼を受けてから受取までの担当を決めておく

準備を始める前に、本人が提出するのか、会社側が提出を取りまとめるのかを共有します。本人に依頼するものと担当者が確認するものを混ぜず、そろっていないものは未準備として残します。

受付、提出、受取を別々の状態として扱うと、申請した後の確認が抜けにくくなります。引き継ぐ場合も、どこまで終わり、何を待っているのかが分かる短い記録で足ります。本人に追加の準備を頼む際は、必要なものだけを具体的に伝えます。

依頼したものが届いたかを確かめる際も、受け取ったことだけで準備完了としない運用が考えられます。内容の照合が済んだか、追加の確認が残っているかを記録に加えます。提出後に問い合わせがあった場合は、誰が本人に確認して、誰が回答を取りまとめるのかも決めておくと、担当者が不在のときに対応しやすくなります。

5．番号が分からないときや、急ぐときの確認先

群馬労働局は、過去の職歴などから本人の被保険者番号を確認できない場合や、記入・添付に不備がある場合には再交付できないと案内しています。同局の案内では、情報漏洩防止のため、電話で被保険者番号を検索して答えることはできません。

群馬労働局は、来所時も前職の事業所名や住所等の記入がない場合には番号を検索して答えられず、過去の複数の職歴を尋ねる場合があるとしています。分からない欄を推測で埋めず、本人が分かる範囲と分からない範囲を分けて窓口に相談するとよいです。

ハローワーク犬山は、再交付について最寄りのハローワークなどで手続きでき、原則として即日発行と案内しています。受取の予定を立てるときは、本人が使いたい時期を添えて提出予定先に相談するとよいです。

e-Govが示す相談窓口は公共職業安定所です。事情によって準備の仕方に迷う場合は、紛失した人、提出する人、分かっている情報、不足している書類を整理して照会します。個別の労務上の判断は、示した公式資料を基に専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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