メールで届く請求書は何を残す？添付ファイルと本文の保存手順

要点

メール本文に取引情報があればメールを、添付で取引情報を受け取った場合は添付ファイルを保存するのが、国税庁の説明です。当社の手順案では、本文も開いて保存範囲を確かめ、保存後に読めるか、担当者以外でも取り出せるかまで確認します。

公開：2026年11月3日／情報の確認日：2026年11月3日（出典はこの記事の最後）

この記事は、メールで届いた請求書を電子取引として保存する小さな会社の担当者が、本文と添付ファイルのどちらを残すか、保存後に開けて探せるかを確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月3日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．保存対象は、本文と添付の中身から確かめます

参照するのは、国税庁の案内ページに掲載されている令和8年7月版の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」です（確認日：2026-11-03）。資料でいう取引情報は、取引に関して受け取ったり交付したりする注文書、領収書などに通常記載される事項です。問6では、取引情報を含まない電子メールを保存する必要はないとされており、すべてのメールを対象にしているわけではありません。

問4では、メール本文に取引情報が記載されている場合は、そのメールを記録・保存する扱いが示されています。問6に照らすと、本文に取引情報がなく、添付で取引情報を受け取った場合は、添付ファイルのみを保存する扱いになります。

ここからは当社の整理です。

当社の手順案では、この区別を受領時の確認に使います。件名に「請求書」とあることや、添付が付いていることだけで処理を終えず、どこに取引の内容が書かれているかを見る進め方です。保存するものを決める作業と、請求された内容の正しさを確かめる作業は、担当の手順でも分けておくとよいです。

2．添付を取り出す前に、本文の追記も読みます

受領担当者は、本文を開いてから添付を確認し、本文の追記が添付と離れてしまわないように整理します。保存対象の判断に迷う箇所は、元のメールを残した状態で確認に回す運びです。

受信一覧の短い表示だけで終えず、本文の末尾や引用されたやり取りまで目を通します。添付への案内と、取引の内容を補う説明を読み分けることが目的です。意味の判断に迷う文は、自分で短く要約して済ませず、該当箇所をそのまま確認相手に示すと話が通じやすくなります。

保存先には、メールと添付の関係が分かる名前やメモを添えます。このメモは担当者の確認を助けるもので、受領したデータとは区別して扱う方針です。本文を保存するか迷った経緯や確認先も残しておくと、後任が同じ判断を最初からやり直す負担を抑えやすくなります。

3．受領・保存・確認の担当をつなぎます

受領する人と経理の担当が違う職場では、誰がどの段階まで受け持つかをそろえておきます。下の表は、事務の分担案です。

担当	作業するタイミング	用意するもの・残す記録
受領担当	メールを開いたとき	本文と添付を確認し、保存対象として確認に回す箇所を示す
保存担当	受領担当から引き継いだとき	受領したデータを所定の保存先に置き、元のメールとの対応を記録する
確認担当	保存作業を終えたとき	保存先から開き直し、本文と添付の取り違えや欠けを確認する
管理担当	担当交代や保存先の変更時	保存先、担当、保留中の確認事項を引き継ぐ

兼務する職場でも、作業の区切りは分けます。「受領済み」と「保存後の確認済み」を同じ印にせず、どこまで終わったかを管理用の一覧に残す形です。受領担当の受信箱にあることと、保存担当の作業が終わっていることを区別できるようにします。

管理用の一覧には、保存先だけでなく、受領したメールへ戻るための手がかりも残します。受信箱と保存先を行き来しながら、取り出した添付が対象のメールに対応しているかを確認するためです。

保存先の案内には、フォルダの場所だけでなく、問い合わせる担当も記載するとよいです。担当者の記憶を頼りに探す状況を減らすため、確認を終えた場所と保留中の場所の呼び方もそろえておきます。

4．保存後は、開けるか・探せるかを別に見ます

問53では、含まれる取引情報が失われないことを前提に、メール内容をPDF等にエクスポート・変換するなど、合理的な方法で編集したものを保存しても差し支えないとされています。問5では、対象データを検索できる状態で保存する必要があるため、添付のあるメールをメールソフト上で閲覧できるだけでは十分とはいえないとしています。問48にある検索項目は、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先です。問48には、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合などに、検索機能の要件の一部または全部が不要となる旨の記載もあります。自社が当てはまるかは専門家に確認します。

問18は、電子取引データの保存に当たり、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があるとしています。問30に挙げられた真実性を確保する方法には、タイムスタンプの付与や、訂正削除の記録が残るシステムの利用などのほか、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付けて運用する方法があります。

保存後の点検は、当社の手順案として、保存先からデータを開き直す作業と、対象を探し出す作業に分けます。本文を変換したものは元の表示と見比べ、文章の欠けや途中で切れた表示がないかを確かめます。添付も名前だけを見ず、中身を開いて取り出したものを確認する流れです。

探す作業では、受領した人以外の担当者にも保存先を伝え、対象のデータを取り出せるかを見ます。管理用の一覧からたどれることは事務の点検であり、保存要件を満たすかどうかは専門家に確認します。

5．迷った点は、元のメールを添えて確認に回します

問17では、電子取引データも、それぞれの法律で定められた期間保存する必要があるとされています。

当社の進め方としては、保存対象に迷う文、保存先の運用、保存を終える時期を分けて確認します。相談する際には、判断に迷った箇所と受領したデータの置き場をまとめ、何を確かめたいのかが伝わる形にするとよいです。

本文と添付のどちらまで残すか判断に迷うメールは、確認が終わるまで元の状態を保つ運用にします。削除の可否や自社に適用される保存期間は、上記の公式資料を示して専門家に確認します。確認した相手、回答の内容、運用へ反映した点を記録し、受領担当と保存担当の間で共有する流れです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	件名や添付の有無だけでなく、メール本文と添付の中身を確認したか
□	本文の追記に保存対象として確認すべき情報がないか点検したか
□	保存したメールと添付の対応、保存先、担当を記録したか
□	保存先から開き直し、文章や添付の欠けがないか確認したか
□	担当者以外でも対象のデータを探して取り出せるか確認したか
□	保存期間や削除に関する判断を専門家に確認し、確認内容を記録したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月3日）

電子帳簿保存法一問一答（Q&A）｜国税庁：参照した電子取引関係の資料の掲載と版。
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）｜国税庁：問2：取引情報の定義。問4・6：メール本文と添付の保存対象。問5：閲覧だけでは十分といえないこと。問17：保存期間。問1