電子帳簿のデータ提示を求められたら形式と提出資料をどう準備する？

要点

まず求められた対象と受け渡し条件を記録し、元の保存データから取り出したファイルを依頼内容と照合します。出力する人と内容を確かめる人を決め、形式の指定や追加資料の要否は相手に確認するとよいです。渡したファイルと回答の記録を残すところまで準備に含めます。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、電子帳簿のデータの提示を求められた小さな会社の担当者が、取り出す形式と照合、受け渡しの記録を確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．出力形式は通常取り出せるデータから確かめる

国税庁の一問一答では、税務職員が確認できる状態であれば形式や並び順は問わない一方、通常出力可能なファイル形式等で提供する必要があり、その例にＣＳＶ形式等を挙げています。通常出力できる範囲で税務職員が形式を指定することもあり、出力可能な形式を求められたのに検索性等が劣る別の形式で提出した場合は、その求めに応じられるようにしていたことにはならないとされています。

同じ一問一答は、帳簿の記録を画像ファイルやＰＤＦ形式に変換して保存したものについて、一般的には検索性等が劣るものと説明しています。見た目が読めるかに加え、元のデータからどの形式で取り出せるかを確かめることが、準備の出発点です。

2．データの受け渡しと記憶媒体の確認を分ける

一問一答では、ダウンロードの求めに対応できるようにしておくことには、記憶媒体の提示・提出への対応まで含まれないものの、媒体も質問検査権に基づく確認の対象となる場合があるとしています。

ここからは当社の整理です。準備の際は、ファイルの受け渡し方法についての話と、保存に使っている媒体についての話を分けて記録すると整理しやすくなります。相手の求めた内容を「ファイルを渡すこと」「画面で見せること」「媒体について確認すること」に分け、回答が曖昧な点を残さないようにします。

媒体を渡すかどうかや、どこまで確認を受けるかの判断は専門家に確認します。担当者の準備としては、依頼の文言をそのまま控え、保存場所と連絡できる担当者を把握しておくとよいです。

3．依頼を受けた時点で対象と担当をそろえる

取り出す作業の前に、依頼を受けた人が対象の帳簿名、期間、範囲、受け渡し方法、期限、連絡先をまとめます。「元帳のデータ」という言葉だけで処理を進めると、対象の部門や期間について認識が違ったまま準備することがあります。口頭で受けた依頼も、確認した内容を記録に戻します。

次の表は、担当者どうしで準備を引き継ぐための例です。法令上の提出書類の一覧を示すものではありません。

担当する人	作業する時点	用意するもの・確かめること
依頼を受けた人	受付時	依頼の文面、対象の帳簿名と期間、回答が必要な点
出力する人	取り出す前	保存場所、対象範囲、取り出せる形式、出力に必要な権限
相手に確認する人	作業条件をそろえる時	指定形式、期限、受け渡し方法、追加資料の要否への回答
内容を確かめる人	取り出した後	ファイルが開くか、対象期間と範囲、元の表示との対応
受け渡す人	渡す直前と直後	渡すファイルの一覧、相手の連絡先、受け渡した内容の記録

少人数で役割を兼ねる場合も、出力した時点と確認を終えた時点を分けて残すと、どこまで済んだかが分かります。依頼を受けた人だけが内容を知っている状態を避け、出力を頼む相手にも同じ記録を渡します。

準備する資料は、求められたデータ本体と、その対象や出力内容を説明するための控えに分けます。控えには、元の保存場所、取り出した範囲、ファイル名、確認した人を記録するとよいです。控え自体を相手へ渡すかは、追加資料についての回答と照らし合わせます。

4．取り出したファイルは元の表示と照合する

元の保存データと提出用の写しは分けて扱います。確認作業で元のデータを上書きしないよう、取り出したファイルの保存先を決めてから作業すると整理しやすくなります。取り直したファイルも、どれを確認したか区別できる名前にそろえます。

開けることを確かめたら、依頼された期間の始めと終わり、対象の部門や帳簿名を見ます。画面に表示している対象と、取り出した対象が対応しているかも確認します。対象を絞る指定を残したまま出力していないか、別の期を選んでいないかが確認の中心です。

内容の照合では、項目の見出し、日付、金額、文字の表示を元の画面と見比べます。空欄や文字化けなど気になる点は、元の画面にもあるのか、取り出した後だけ生じたのかを切り分け、対応する担当者へ戻します。見栄えを整えるための列の削除や内容の書き換えは、確認済みの写しに混ぜず、必要性を確かめてから別に扱います。

最後に、提出用として確認を終えたファイルを一覧と照合します。受け渡しの直前に差し替えたものは、差し替え後の内容を確認したかが分かる記録を残すとよいです。渡した後も、ファイルの控えと受け渡しの記録を対応させておきます。

5．判断が必要な点は依頼の確認と専門家への相談に分ける

国税庁の一問一答一覧は、税務署長の承認を受けた状態で改正前の要件による保存を続けようとする人に、過去分の一問一答の確認を案内しています。自社の保存がどちらの要件によるかなど、適用される要件の判断は専門家に確認します。

また、国税庁の相談案内は、業務センターや税務署から送付した文書に関する問い合わせ先を、その文書に記載された連絡先としています。

準備上の問い合わせは、対象範囲・期限・形式・受け渡し方法のうち何を確かめたいか、項目を分けて伝えるとよいです。取り出せる形式が求められたものと違うときは、その違いを説明できる状態にします。何ができず、どの担当者の回答を待っているかを記録しておくと、社内でも引き継げます。

保存要件を満たすか、どこまで提示・提出するかなどの判断は、公式資料と依頼内容を示して専門家に確認します。準備担当者は、事実として分かることと判断を求めることを分け、回答後に作業の記録を更新します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	対象の帳簿名、期間、部門などの範囲を依頼内容と照合したか
□	通常取り出せる形式と、相手からの指定を照合したか
□	提出期限、受け渡し方法、追加資料の要否を確認したか
□	元の保存データと提出用の写しを分けて扱ったか
□	取り出したファイルが開き、内容が元の表示と対応するか確かめたか
□	記憶媒体について求められたことを、データの受け渡しと分けて記録したか
□	渡したファイルの一覧、相手、確認した内容を控えに残したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月5日）

電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】（表紙：令和８年７月）：問21：形式・並び順・形式の指定・記憶媒体。問22：画像・ＰＤＦに変換した記録の検索性等
電子帳簿保存法一問一答（Q&A）：承認を受けた状態（改正前の要件）で保存を続ける人への、過去分の一問一答の案内
国税に関するご相談について：業務センターや税務署から送付した文書に関する問い合わせ先。