e-Govの申請者情報と連絡担当者情報を登録・更新する手順

1．基本情報の入口と、分けておきたい相手

e-Govでは、申請者情報と連絡先情報をまとめて「基本情報」と呼びます。管理の入口は、マイページのメニューにある［基本情報管理］です。その後、［申請者情報管理］と［連絡先情報管理］のメニューが表示され、それぞれの画面で設定します。

申請する会社についての情報と、問い合わせに応じる人についての情報を、手元のメモでも分けておくと整理しやすくなります。代表者と事務担当者が異なる職場では、どちらの立場の情報を直すのかを先に言葉にしておくとよいです。画面を開いてから古い情報の持ち主を探すよりも、変更箇所を絞って見比べる進め方になります。

2．申請者情報は、新規入力・追加・編集を使い分ける

登録済みの申請者情報がない場合は、新たに入力します。申請者に関する入力項目は、個人と法人で異なります。

入力を始める前に、社内で確認した表記と、変更後の連絡先を手元でそろえます。特に名称の読み方や、代表者と事務担当者の氏名を取り違えていないかが確認の中心です。

登録済みの申請者情報は、新規の［追加］と、登録内容の［編集］ができます。申請時には前回設定した申請者情報が選択中として表示され、［選択］または［選択解除］を指定できます。変更対象が既存の相手なら、登録内容を照合してから編集する、という順に整理するとよいです。新しい相手を加える作業と、既存の相手の内容を直す作業を混ぜずに進められます。

3．連絡先は、実際に申請事務を担う人を確かめる

企業の担当者が申請・届出を行う場合、公式ガイドは、法人の代表者に代わって申請届出事務を行う担当者の連絡先を入力するよう案内しています。連絡先情報にも、新規の［追加］と登録済み情報の［編集］があります。

担当交代のときは、新任者の氏名だけでなく、実際に連絡を受けて申請内容を説明できるかも社内で確かめます。変更するメールの宛先や連絡用の番号を、前任者のメモからそのまま写していないかを見るとよいです。入力する人と、問い合わせに答える人が異なる場合は、確認相手も決めておきます。

過去に登録した連絡先情報が表示された場合は、［選択］または［選択解除］を指定できます。登録先を直したという作業記録だけで終えず、今回使う連絡相手を見直すところまでを確認範囲にするとよいです。

4．変更前の準備と、変更後の照合を担当分けする

ここからは当社の整理です。

入力前に情報をそろえる人と、変更後の内容を確かめる人を決めておくための分担例です。法定の必要書類を示す表ではなく、社内で変更作業を進めるための確認材料を並べています。

記録には、誰のどの項目を直したか、何を見て確認したか、誰が確認を終えたかを残します。画面の画像を保存する場合も、変更点のメモを添えると、後任者が見返す際に探しやすくなります。確認に使った資料そのものを増やすより、最新版の所在をたどれる形が扱いやすいです。

確認を頼むときは、変更点のメモと変更後の内容を並べます。「変わった所」と「今回も使う所」を分けて残すと、見直す範囲を伝えやすくなります。担当者が交代してもたどれるよう、確認に使った資料の名称と所在を残す扱いにします。社内で回すメモは、作業に必要な情報に絞るとよいです。

「登録を直した」という記録と「届出を済ませた」という記録は、別の作業として管理するとよいです。入力作業の完了欄に、まだ確かめていない手続の完了まで含めない運用にします。

5．自動設定の内容と、迷ったときの確認先

e-Govの「電子申請する」のガイドでは、GビズIDを利用している場合、申請者情報は初期設定され、自動設定された内容を変えるときは［申請者情報を設定］から修正できます。連絡先情報が未設定の場合や変更する場合は、［連絡先情報を設定］から入力します。申請書入力の画面では、申請者情報が未設定の場合や変更する場合にも、［申請者情報を設定］から入力するよう案内されています。自動で表示された内容も、今回使う相手と一致するかを照合するとよいです。

e-Govの「お問合せ」のページでは、操作方法などで困ったときの窓口として、e-Gov利用者サポートデスクが案内されています。問い合わせ前には、対象サービス、利用環境、発生日時などを確認する案内があります。

相談するときは、何を変えたいか、どの画面で止まったか、変更前後のどちらが表示されるかを短く整理します。法律・税務・労務の判断が要る相談は、対象手続の公式資料をそろえたうえで専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。