業務影響分析表には何を書く？停止時の影響と必要資源を整理する欄

1．内閣府の指針と業界団体の資料から押さえる範囲

内閣府の「事業継続ガイドライン」では、事業停止の原因に関わらず、影響の大きさと変化を時系列で評価するとしています。必要資源は、重要な要素を漏れなく洗い出すのが基本とされています。

日本ネットワークセキュリティ協会は、テンプレートの例示を自社に則した内容に変えて活用する考え方を示しています。このテンプレート集は、同協会（NPO）が2019年のセミナーに参加する中小企業のセキュリティ担当者向けに編集したもので、公的機関の様式ではありません。同協会のハンドブックでは、業務とシステムの関連性に加え、担当者、許容できる停止時間、データの重要性をまとめるとしています。同協会の一覧ページに載る業務影響分析表の例（Excel）は、主要業務と担当を行に、メールやファイル共有などのITシステムを列に並べ、許容停止期間（数時間・数日・一週間程度など）とデータクラスの記号を記入する形です。

ここからは当社の整理です。

欄の設計では、停止の起こりやすさと、停止後に何が起きるかを分けて扱うと整理しやすくなります。原因の候補を増やすだけで終わらず、業務が進まなくなった後の影響と、再開を支えるものを対応させる考え方です。

2．欄は対象・影響・資源・確認状況に分ける

次の表は、欄の設計案と短い記入例です。同協会の例の欄名を転載したものではなく、出荷指示の発行を題材に、記載する内容の違いを示しています。

表を横に広げすぎると読みにくくなるため、資源の詳しい明細は別の一覧で管理し、分析表には対応する明細名を記す方法もあります。影響と必要資源の対応を追えることが中心です。空欄には意味を持たせず、「未確認」「該当なし」「承認前」を使い分けると、後から確認すべき箇所が残ります。

3．停止時間は締切と未処理の増え方から区切る

時間の欄は、停止してからの経過と、業務上の締切の関係を表せるように設けます。担当者には、通常の処理の流れに沿って、どの段階から後続作業が滞るかを聞き取ります。停止直後の不便と、処理を持ち越す影響を分けると、復旧の期限を検討する材料になります。

部署ごとに時間の起点が違う表は比較しづらいため、停止を認識した時点など、記入に使う起点を表の説明欄にそろえます。日付が変わることと、次の営業に移ることも区別して書くと、読み手の解釈がそろいやすくなります。

影響欄には、相手、止まる処理、後続作業への広がりを短い文で残します。「重大」「軽微」といった評価だけでは、判断の理由が読み取れません。評価に使った手順書や締切の管理資料の名前も添え、後から担当者に聞き直さずに理由をたどれる形にします。

繁忙期と通常期の違いは、表の備考に前提として残すとよいです。未処理がたまる速さや、後の作業に回せる余裕を確認し、最も困る場面だけを根拠なく全期間に当てはめないようにします。

4．必要資源は使える状態まで具体化する

資源の欄では、普段利用しているものの名前と、再開に欠かせないものを照合します。人については操作や判断ができる役割、データについては保存場所と利用する権限まで書くと、何を確かめるかが見えます。端末や通信が使えることと、対象の情報を開いて処理できることは、分けて確認する考え方です。

必要な量は、再開する業務の範囲に合わせて見積もります。全てを通常の状態へ戻す前提だけで書かず、先に動かす処理に必要な人や設備の量を整理すると、確保状況と比べやすくなります。代わりの担当者や設備の候補にも、対応できる範囲と確認先を添えます。

確認先は、現場の担当者、設備・情報の管理担当、外部の提供元などに分けます。分析表には、誰への照合が残っているかを記し、確保できると判断した根拠も残すとよいです。回答待ちの資源を確保済みの欄へ移さず、復旧を遅らせる箇所として責任者に伝えます。

5．復旧目標の案を承認と更新につなげる

内閣府のガイドラインでは、事業影響度分析の段階で決める目標復旧時間と目標復旧レベルは、実現性が未検証のため「案」にとどまり、戦略・対策の実施可能性等の検討を経てから、経営判断で最終決定するとしています。

運用上は、担当者が書いた案、管理担当が照合した内容、承認された内容を区別して扱うとよいです。影響が大きくなる時点から求める期限と、資源を確保して再開できる見込みを並べ、食い違いを責任者に示します。期限だけを書き換えて終えるのではなく、追加で確かめる資源や対策の担当も残します。

保管先は、通常の作業場所から参照できることに加え、その場所を使えない場面でも確認できる方法を検討します。閲覧する人と編集する人を整理し、古い控えと区別できるよう、更新日と承認状況を表に持たせます。

業務の締切、担当、使う設備や保存先の変更は、表を見直すきっかけになります。確認者は変更した欄だけでなく、前後の工程への影響も読み直します。承認待ちの事項を消さずに残すことで、次に誰が何を判断するかを引き継げます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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