名刺発注依頼書には何を書けばよい？所属・表記・枚数の校正確認欄

1．提供元の書式から、記載内容と印刷仕様を読み分ける

大学の教員向けに名刺制作を受け付ける会社の案内では、日本語面と英語面の所属・役職に当たる項目として、学部・学科・役職等を挙げています。連絡先の記載項目は、住所・電話番号・FAX番号・メールアドレスです。

同じ資料の名刺作成依頼書の氏名欄には、ふりがなの指定があります。また、メールアドレスの欄には、数字・英語の違いが分かるように記入する注意が添えられています。印刷種類の選択肢は、片面、両面（日本語）、両面（裏面英語）の3つで、その下に印刷枚数の欄があります。

2．自社用の依頼書では、記入欄と照合先を組にする

ここからは当社の整理です。

依頼書は、名刺に載せる内容、印刷の指定、確認の記録に分けると整理しやすくなります。下表は自社用に組み立てる欄の案です。依頼書に印刷用の情報を集めた後、何と照らし合わせて確認するかも決めておきます。

氏名の読み方と、名刺に印刷する文字は欄を分けます。社内で呼んでいる部署名をそのまま使わず、印刷用の表記を明示するとよいです。英文表記も依頼を受けた担当者の判断で訳す運用にせず、社内で確認した表記を渡す形にします。

枚数欄には、今回印刷する数量を記入します。手元の残数や希望枚数を併記する運用では、それぞれの意味を欄名に書いておくと、発注する数量を読み分けやすくなります。取りまとめ担当が数量を変更したときも、使用者の校正結果とは別に承認の記録を残します。

3．記入例は、変更内容と確認の状態を短く残す

所属変更に伴う依頼を短く書くと、次のようになります。氏名や連絡先の詳細は添付原稿に集め、依頼書では変更する内容と確認の状態を示す形です。

依頼内容：既存名刺の所属・役職を変更
変更後の所属：管理部
変更後の役職：主任
印刷する面：片面
印刷枚数：数量確認待ち
添付原稿：所属・役職の修正を反映した原稿
校正確認：本人確認済み、上長確認待ち
発注承認：未承認

「数量確認待ち」は、発注前に解消する未記入の状態を表しています。確認済みの欄にチェックを入れるだけでなく、何が残っているかを短く書くとよいです。この例では、本人による表記確認は済んでいても、枚数の確定と発注承認は残っています。

変更箇所だけを依頼書に書く運用でも、完成形の原稿を添付します。「前回と同じ」の範囲を担当者の記憶に任せず、今回印刷する内容を見ながら確認できるようにしておきます。

4．校正原稿への返事と、社内の発注承認を分ける

教員用名刺の案内では、記入内容を基に原稿を作成してメールで送る流れが示されています。同じ案内では、制作の手配は、内容への了承の返事を受けてから進める形です。再発注については、前回の原稿をメールかFAXで送って受付できることと、変更箇所を前回の原稿に記入する方法も、同じ案内に記載されています。

自社の運用では、本人による氏名・連絡先の確認、所属・役職の社内確認、枚数を含めた発注承認を分けて記録する案です。「校正済み」という印だけで進めず、誰がどの原稿を確認したかを残します。

修正の依頼と、修正後の確認も区別します。取りまとめ担当は戻ってきた原稿を修正指示と照合し、使用者の確認を受けた後に承認担当へ回します。発注先に了承を伝える原稿は、社内で承認した原稿と対応させて保管する形が考えられます。

5．承認済みの原稿を残し、次回の変更に備える

依頼書とともに、承認済みの原稿、発注内容、発注先とのやり取りをまとめて残します。修正途中の原稿には確認中の状態を示し、次回の発注で参照する原稿が分かるようにしておくとよいです。

社内確認の記録は、名刺に印刷する情報と分けます。発注先に渡す原稿と、社内で保管する承認記録の役割を明らかにし、取りまとめ担当が交代した後も確認経緯をたどれるようにします。

受け取り時には、納品された名刺の表記と枚数を発注内容に照らします。次回の増刷前には、承認済み原稿を出発点として、所属・役職、拠点の住所、連絡先に変更がないかを本人と社内担当へ確かめる運用にします。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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