病床機能報告の準備に何が必要？設備・人員と診療内容の資料整理

1．まず自院用の様式と報告単位をそろえる

令和８年度の報告マニュアルでは、提出する報告様式は報告様式１と報告様式２の２種類です。有床診療所用の報告様式１は、１施設１病棟と考え、診療所票と医療機関機能票で構成されます。病院用の記入欄をそのまま引き継ぐのではなく、自院用の入力先と手元の資料を対応させます。

報告様式２は、基本票、病棟票、医療機関機能票で構成されます。同じ担当者がまとめる場合も、入力先ごとに集計表を分け、確定済みか確認中かを見分けられる状態にするとよいです。ここで扱うのは資料の準備であり、区分を自動で選ぶ手順は扱いません。

2．設備・人員の「時点」と患者数の「期間」を分ける

有床診療所の許可病床数は令和８年７月１日時点、最大使用病床数等は令和７年４月１日～令和８年３月31日の年間の値を報告します。許可内容の記録と、実際に使用した状況の記録は別々に用意し、転記前に見出しを付けます。現在の台帳だけで過去の状況まで埋めないことが大切です。

医療機器では、例えば、令和８年７月１日時点の性能区分別のMRI台数を報告し、機器全体の対象は確認・記入要領の「18. 医療機器の台数」に示されています。機器の名称だけでなく、性能が分かる仕様書と導入・廃止の記録を一緒にそろえると、対象時点の保有状況をたどりやすくなります。

職員数の報告対象は様式に記載された職種で、記載のない事務職員等は対象外です。職員数は令和８年７月１日時点を基準に確認し、非常勤職員は所定労働時間を基に常勤換算して報告します。人員の準備には、氏名の一覧だけでなく、職種、所属部門、勤務時間を照合できる資料も含めます。集計者が名前を知っていることと、報告欄に対応した分類が済んでいることは分けて扱います。

入院患者数の状況は、令和７年４月１日～令和８年３月31日の新規入院患者数、在院患者延べ数、退院患者数を報告し、月別の報告は任意です。集計表には開始日・終了日と数え方を残し、人数と延べ数の欄を取り違えないようにします。

3．表示済みの数値を確定資料と照合する

有床診療所の診療所票には、設置主体、許可病床数、主とする診療科、医療機器の台数の前年の報告内容があらかじめ入力され、変更や誤りがある場合は正しく入力し直す必要があります。表示されている内容と院内の確定資料の差を確認し、修正した箇所には元の記録と確認者を対応させます。前年と同じ数値であっても、照合を終えた記録を残す進め方です。

報告様式２の病棟票では、一般病床・療養病床における令和７年４月から令和８年３月診療分の各診療行為について、病棟単位でレセプト件数、算定日数、算定回数を報告します。同じ診療内容でも、件数・日数・回数を同じ数値として扱わず、集計表の列名まで合わせて照合します。

報告様式２の集計内容を確認し、修正が必要ない場合等でも報告は必須です。確認を終えた状態と、提出を終えた状態は、引き継ぎの記録でも分けておきます。

4．元の記録から提出控えまでをつなぐ

ここからは当社の整理です。

次の表は、元の記録から入力・確認・保管までをつなぐ例です。

表の保管先には、実際の保存場所とファイル名を記入します。確認担当は部署名だけにせず、照会を受けたときに答える人と、不在時の引き継ぎ先まで明らかにするとよいです。

集計の途中で見つかった差は、転記誤り、対象期間の違い、数え方の違いなど、調べる論点を添えて残します。元の記録を上書きせず、集計に使った版と修正後の版を区別しておくと、提出内容から根拠へ戻れます。

5．期限・提出完了・照会先を引き継ぐ

令和８年10月14日付の厚生労働省の事務連絡では、令和８年度の報告期間は、報告様式１が令和８年10月19日～12月11日、報告様式２が令和８年11月２日～12月11日とされています。報告事項及び報告基準等の変更に伴い、当初の案内から報告期間が変更されたものです。院内では、資料が集まる日、責任者が確認する日、提出する日を逆算して記録します。

報告マニュアルでは、G-MISで［保存］ボタンを押しただけでは報告完了とならず、［報告］ボタンを押す必要があるとされています。提出担当が休んでも状況を追えるよう、提出日、確認者、控えの場所を引き継ぎ事項に含めます。

報告に使うマニュアル等は随時更新される可能性があり、厚生労働省は最新資料をダウンロードして利用するよう案内しています。翌年に担当を替える際も、保存してある記入例だけで準備を始めず、その年の資料をそろえるところから引き継ぎます。

報告様式２の確認・記入要領では、報告作業の不明点は問い合わせ窓口に電話で照会でき、電話受付時間内の問い合わせが難しい場合は、問合せフォームまたはFAXでも照会できます。判断が分かれる箇所は、該当欄、元の記録、迷っている理由をそろえます。法的な判断は公式資料を示して専門家に確認し、問い合わせへの回答も引き継ぎ資料に残すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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