実運送体制管理簿は何を集める？運送区間と請負階層のそろえ方

要点

実運送体制管理簿で集める中心は、実運送事業者の商号又は名称、貨物の内容と運送区間、請負階層です。届いた通知を運送依頼や配車記録と対応させ、どの区間を誰がどの階層で運ぶのかを確認できる形にまとめます。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、実運送体制管理簿の作成や通知の事務をほかの人に引き継ぎたい小さな運送会社の担当者が、記載事項と届いた通知・配車の記録の対応を確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．記載事項と、資料の版を押さえる

記載事項と運用の確認には、国土交通省の「改正貨物自動車運送事業法Ｑ＆Ａ」の令和8年3月31日時点版を用いています。このQ&Aでは、決まった様式はなく、必要事項が記載されていれば既存の配車表等も活用できるとされています。

対象範囲の更新は国土交通省の「トラック適正化二法について」で確認しており、令和8年4月1日からは、元請としてトラックを利用する貨物利用運送事業者にも実運送体制管理簿の作成義務が新たに課されています。自社の作成対象の判定は、契約や依頼内容をそろえて専門家に確認する範囲です。

2．運送区間と請負階層は別の軸で照合する

運送区間や貨物の内容の細かさは、どの運送の記録かを真荷主と元請事業者の双方が分かる状態であれば、特に問わないとされています。社内では、発地と着地の呼び方をそろえ、途中で運ぶ事業者が変わる地点を元の依頼や通知と照らし合わせるとよいです。全体の発地・着地だけを転記する前に、それぞれの事業者が受け持つ範囲を確認します。

請負階層は、真荷主と元請事業者との運送契約の後に締結された運送契約の数で数えます。元請の委託先が「１次請け」、その委託先が「２次請け」となり、運送契約が締結されるたびに次数が増えるという整理です。中継する場所の数と、委託のつながりを調べる欄は分けておくと、担当交代の際にも確認の理由を追いやすくなります。区間の表記を直す作業と、契約関係から階層を確かめる作業では、照合する元の資料も分けて考えます。名称が同じだから同じ運送だと扱わず、依頼内容との対応を調べます。

3．通知の向きと、回収する情報を対応させる

令和7年4月1日施行分の国土交通省リーフレットは通知の向きを確認するために参照しており、作成対象の運送では、利用運送を行う事業者から委託先へ「下請情報」を、実運送事業者から元請事業者へ「実運送事業者情報」を通知する流れが示されています。

新しいQ&Aの通知フローでは、元請から委託先へ伝える情報は、元請事業者の連絡先、真荷主の商号又は名称、委託先の運送事業者の請負階層です。委託先へは、その運送が実運送体制管理簿の作成対象である旨も伝えるよう、Q&Aに記載されています。通知を受けた事業者は、実運送を行ったときに名称・貨物の内容と区間・請負階層を元請へ通知し、さらに利用運送を行うときは元請の連絡先などの情報を次の委託先へ通知します。連絡を渡す相手と、情報を回収する相手を分けてメモしておくと、返信待ちの所在が分かります。

4．元の記録から、転記・確認・保管までをつなぐ

ここからは当社の整理です。

引き継ぎ用の表には、転記する値に加え、どの記録を見て確認したかを残します。ここで示す列の分け方や確認担当は、社内で情報をそろえるための案です。

元の記録	転記・照合すること	社内で確認する人	保管時に残す手がかり
運送依頼書・受注メール	荷主、依頼の内容、発地・着地を対応させる	受注担当	依頼を特定できる番号や件名
配車表・運送手配の記録	通知された運送区間と手配内容を照合する	配車担当	元の記録の保存先
委託先への連絡と受け取った通知	名称、貨物、区間、階層の対応を調べる	委託先との連絡担当	通知の送受信先と受信した日時
運送完了を確認できる記録	完了した日と確認済みの内容を結び付ける	運送完了を確認する担当	完了の根拠と保管する場所

受注から完了までの資料を、共通の依頼番号や件名でたどれるようにするとよいです。予定表と完了後の通知で内容が異なる箇所には、照会した相手と回答を記録します。古い記載を消して終えると、後から変更理由を説明しにくくなります。

返信が届いていない欄は、未回収であることと、次に連絡する担当を残します。空欄を見ただけでは、該当がないのか、回答待ちなのかを区別できません。表を埋めた人と確認した人が交代しても、元の通知まで戻れる状態を目指します。

引き継ぐ前には、依頼から記録を探す向きと、記録から依頼へ戻る向きの両方でたどってみるとよいです。似た件名の通知が続いていても、対象となる貨物や運ぶ範囲を取り違えていないかを見ます。転記済みの印だけで確認を終えず、元の記録との対応まで分かるように整えます。

5．作成後の期限・保管と、迷う点の確認先を決める

Q&Aでは、作成期限に具体的な定めはないものの、運送完了後遅滞なく作成することが望ましいとされています。作成した管理簿は、引き受けた貨物の運送が完了した日から１年間、営業所に据え置く扱いです。電磁的記録による作成・保存も可能です。

Q&Aによると、国への定期的な提出等は不要ですが、監査やトラック・物流Ｇメンによる調査等で求められた場合は提出が必要です。真荷主は元請事業者に対して管理簿の閲覧・謄写を請求できます。保管場所の引き継ぎには、記録を探す担当と、外部からの求めを受けた際の社内連絡先も含めるとよいです。

依頼書と通知の食い違いは、まず相手方への照会事項として整理します。自社が作成対象か、継続する取引で記録を省略できるかといった判断は、上記の公式資料と実際の契約関係を示して所管の窓口・専門家に確認します。事務担当が引き継ぐのは、判断の結論だけでなく、確認に使った資料と未解決の論点です。照会時には、受け取った通知の内容、食い違う箇所、どこまで相手方に確認したかをまとめます。確認待ちの内容を埋めて完成扱いにせず、回答後に誰が記録へ反映するかまで決めておくと、次の担当者が動きやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	依頼の内容と届いた通知を、共通の番号や件名で対応させたか
□	名称・貨物・区間・階層の欄を、元の通知まで戻って確認したか
□	区間の切れ目と、委託のつながりを分けて照合したか
□	手配時の予定から変わった箇所に、確認相手と回答を残したか
□	未回収の情報について、照会する担当と社内の回答期限を決めたか
□	完了した日、確認した人、記録を保管する場所を引き継いだか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月5日）

改正貨物自動車運送事業法Ｑ＆Ａ（令和8年3月31日時点）：問4-1・4-7・4-9・4-10・4-14～4-17：記載事項、通知、階層、区間、様式、作成時期、保存、提出・閲覧
トラック適正化二法について：令和8年4月1日からの貨物利用運送事業者への対象拡大
実運送体制管理簿の作成・情報通知の義務化（改正貨物自動車運送事業法・令和7年4月1日施行）：通知の向き。後の対象拡大は資料2で補う