公益通報を受け付けたら？調査担当へ渡す前の利益相反確認の事務

1．まず現行版と改正後の資料を分ける

現行の法定指針は、窓口で受け付けた内部公益通報への対応について、事案に関係する者を対応業務に関与させない措置を定めています。

公益通報者保護法の改正法は、令和8年12月1日から施行されます。改正後の解説の表紙には、令和8年3月31日一部改正、施行日は令和8年12月1日と記されています。ここでは、施行日（令和8年12月1日）より前の受付事務は現行版を確認し、改正後の資料は施行に向けて運用を見直すために読み分けます。改正後の法定指針にも、窓口で受け付ける内部公益通報への対応業務について、事案に関係する者を関与させない措置が記されています。新旧対照表では、その内部公益通報以外の公益通報について調査・是正等の対応が必要な場合にも同様の措置をとる旨が、改正後に追加されています。

現行の解説は、常時使用する労働者数が300人以下の事業者について、規模や業種・業態等の実情に応じ、可能な限り解説に従った体制の整備・運用に努める必要があるとしています。自社で求められる対応の範囲は、公式資料を示して専門家に確認します。

2．担当候補との関係は、結論を付けずに照会する

現行の解説は、事案に関係する者の典型例として、発覚や調査結果で実質的に不利益を受ける者、通報者や被通報者と一定の親族関係がある者等を挙げています。受付当初には関係が分からなくても、事案に関係する者であると判明した段階で、対応業務への関与から除外する必要があるとされています。ただし、公正さが確保できる部署のモニタリングを受ける等、実質的に公正な対応業務を妨げない措置がとられている場合には、関与を妨げるものではないという説明もあります。

確認する事務と、関与してよいかを決める役割を分けておくと、受付担当者が断片的な情報で結論を付けることを避けやすくなります。「同じ部署だから外す」「本人が問題ないと言ったから渡す」といった扱いを先に決めず、社内で定めた確認先へ事実を伝える形にします。

現行の法定指針は、組織の長その他幹部に関係する事案では、これらの者からの独立性を確保する措置も定めています。普段の上司への報告経路だけで扱えるかも、社内の別経路と照らして確認する事項です。

現行の法定指針でいう「範囲外共有」は、通報者を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有する行為です。確認のために誰へ何を見せるかは、担当者の選定と併せて考えます。

3．受付後は、照会先と受渡し先を別々にそろえる

ここからは当社の整理です。

受付担当者が用意するものを「関係を確かめる資料」と「調査を始めるための資料」に分けます。前者は、誰に任せられるかを確かめるための要約です。後者は、担当が決まってから渡す通報内容や添付資料であり、受付時点の転送先をそのまま受渡し先にしないようにします。

架空の引継ぎの例を、次の表にまとめます。表の役割名は説明用で、実際には自社の規程や手順にある呼び方と連絡先に置き換えます。

準備では、受付の記録にある関係者と候補者を照らし、既に判明している関係をまとめます。関係が「ある」と書くときは、そう考えた理由と確認元も残す形です。根拠のない印象は、確認済みの事実に混ぜません。

照会先を探すときは、組織図の肩書だけで決めず、社内の手順で誰に確認することになっているかを見ます。確認先自身との関係にも疑問がある状態は、別の経路へ照会するための未解決事項として扱います。

4．回答待ちを残したまま、引継ぎ済みにしない

回答の記録は、「担当候補への質問を送った」「確認者から回答を受けた」「受渡し先が決まった」「資料の受領が分かった」を区別します。送ったことだけで確認が終わった扱いにすると、誰が次に動くかが記録から見えなくなります。

照会文は、候補者の関係を確認したい理由と、回答を受けたい事項が分かる短い内容にします。必要な確認ができる範囲を責任者と相談し、通報内容の全文を添えることを初めから前提にしない進め方です。通報者の氏名を省くだけで足りるかも含め、本文や添付資料に書かれた情報を見直します。

返答がまだない欄は「問題なし」にせず、回答待ちであること、次に照会する相手、社内で決めた返答の目安を残します。目安を過ぎた場合の連絡先も併せて記録しておくと、受付担当者の記憶だけに頼らずに引き継げます。

受渡し先が変わった後は、古い宛先が送信先や資料の閲覧先に残っていないかを点検します。担当候補だった相手と、実際に引き受けた相手が異なることを記録に残し、回答待ちの項目についても誰が追うのかを明らかにします。

事案の関係について新たな情報が届いたときも、既に渡したから終わりとせず、決められた確認先へ戻して扱う流れにします。確認した時点と、後から分かった内容を分けて残すことが、担当を見直す際の材料になります。

5．迷う点は、制度の質問と個別の判断に分ける

消費者庁の公益通報者保護制度相談ダイヤルは、制度の質問や、通報・相談先と考えられる行政機関の照会等を受け付けています。この相談窓口は個別事案の通報・情報提供を受け付けず、個別事案の当否も判断しません。

制度の読み方に関する質問にはこの公式窓口を使い、誰を関与させてよいか、自社の確認経路で足りるかといった個別の判断は、公式資料と確認済みの事実をそろえて専門家に確認します。照会の目的を先に分けると、確認先に何を尋ねたいのかが伝わりやすくなります。

専門家へ確認する際には、候補者と事案の関係、既に共有した相手と資料、まだ回答がない事項を整理します。受付担当者が法的な評価や調査の結論を書き足さず、分かっている事実と質問を分けた状態で渡す形です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。