公益通報の社内記録、閲覧できる人と保管場所をどう管理する？

1．現行の指針と改正後の資料を分けて読む

公益通報者保護法の改正法は、2026年12月1日から施行されます。公益通報ハンドブックの改正法準拠版は、その施行後の制度に対応した資料です。この記事で「現行」と書くのは令和8年12月1日の施行前の法定指針と指針の解説（令和3年）、「改正後」と書くのは令和8年3月31日に一部改正され、令和8年12月1日に施行される指針の解説です。記録・資料を閲覧できる人の限定、施錠、規程での明確化、操作・閲覧履歴、保管期間の考え方は、改正後の解説にも同じ文言で残っています。

現行の法定指針は、内部公益通報への対応に関する記録を作成し、適切な期間保管することを示しています。現行の指針の解説では、常時使用する労働者数が300人以下の事業者について、規模や業種・業態等の実情に応じ、可能な限り解説に従った体制の整備・運用に努める必要があるとされています。

2．閲覧者と保管方法を社内のルールに落とす

現行の指針の解説は、記録・資料を閲覧・共有できる人を必要最小限に限定し、その範囲を明確に確認することを具体例に挙げています。同じ解説には、記録・資料を施錠して管理する取組例があります。また、保管方法やアクセス権限等を規程で明確にすることも挙げています。電子的に管理する情報については、閲覧者の限定に加え、操作・閲覧履歴を記録する対策も示されています。

紙は置き場所と鍵、電子データは保存先と閲覧権限というように、実際に確かめる対象を分けると整理しやすくなります。部署名だけで管理者を書き終えず、設定を変更する担当と、その変更を承認する担当を区別する形が考えられます。権限の変更を依頼する相手まで分かれば、担当不在の際にも確認を進めやすくなります。

3．保存期間は案件処理と点検の必要性から決める

現行の指針の解説は、保管期間について、個々の事業者が評価点検や個別案件処理の必要性等を検討した上で、適切な期間を定めることを求めています。また、通報者を特定させる事項等の機微な情報を含むため、閲覧やアクセスに制限を付すなど、慎重に保管する必要があるとしています。

担当者が用意する資料としては、社内で定めた保存期間、その期間を数え始める時点、保管を続けるか検討する際の確認先が考えられます。案件が終わったという連絡と、記録を廃棄してよいという判断を、別の確認欄に分けると扱いやすくなります。期間の根拠が分からない場合は、規程の管理者へ照会し、判断に必要な事情をそろえる進め方です。

4．取扱表に担当と確認する時点をまとめる

ここからは当社の整理です。

保管場所を決める前に、受付時の記録、添付資料、調査に関する記録、対応結果など、扱う資料の種類を洗い出します。通報内容を管理用の表へ長く転記するより、資料を取り違えず探せる識別名と、管理上必要な項目を記す形が考えられます。

表の担当名は、実際の役割分担に合わせて置き換えます。少人数で役割を兼ねる場合も、保管先の変更と閲覧の承認を、何を確認した上で行ったかが分かるように残す考え方です。閲覧を認めた相手の名簿と、実際の設定画面や鍵の受渡記録を突き合わせると、文書上の決め方と現状の違いを探せます。

保管先を移す際は、移した先だけでなく、元の保存先や作業中の複製も確認対象に含めます。移行を担当した人が保管先を記録し、管理責任者が残った複製の扱いを確認する流れが考えられます。管理用の表自体についても、誰に見せるかを決めておくとよいです。

表の更新では、変更した項目と、変更を確認した担当を記録に残します。保管場所の欄が古いままになっていると、交代後の担当が移動前の場所を探すことになります。資料を追加した際にも、その資料に誰の閲覧が必要かを確認する機会を設ける進め方です。確認が済んでいない項目は空欄のままにせず、照会先と確認中であることを記し、内容が決まった後に更新すると、引継先が進捗を追いやすくなります。

5．担当交代では引継ぎと権限解除を併せて扱う

令和8年12月1日に施行される改正後の指針の解説は、記録の閲覧やアクセスに付す制限に、人事異動に伴う適時の権限解除も含むと明記しています。現行の解説の同じ文には、この括弧書きはありません。

引継ぎの準備では、新しい担当が必要な記録へたどり着けるかと、以前の担当の閲覧がどう変わるかを併せて確認します。権限変更の依頼だけで終えず、変更を行った担当から結果を受け取り、管理する名簿にも反映する流れが考えられます。紙の鍵や手元の複製についても、返却先や扱いを引継事項に含めます。

6．制度の照会と個別案件の判断を分ける

消費者庁の公益通報者保護制度相談ダイヤルは、法の解釈や制度の質問、通報・相談先となる行政機関の照会、不適切な対応等の相談を受け付けています。この相談窓口は、個別事案の通報・情報提供の受付や、個別事案の当否判断は行いません。

閲覧を認める範囲や廃棄の可否など、個別の法律判断が必要になる点は、公式資料と自社規程、案件の事情を示して専門家に確認します。事務担当は、現在の保管先、閲覧者、保存方針、迷っている点を整理し、確認した相手と回答を記録に残すとよいです。

7．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

8．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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