個人データの第三者提供記録はいつまで保存？起算日を確認する手順

要点

第三者へ提供した側の記録は、都度作成などの原則では作成日から3年、一括作成では最後の提供日から3年、要件を満たす契約書等による代替では最後の提供日から1年が保存期間です。起算日に使う日を、記録方法と実際の授受の履歴から確かめ、確認した人と根拠資料を残します。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、個人データの第三者提供の記録を管理する小さな会社の担当者が、記録の作り方ごとの保存期間と起算日を、個人情報保護委員会のガイドラインで確かめるためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．保存期間を読む前に記録方法を確かめる

確認日：2026-11-04

個人情報保護委員会の第三者提供時の確認・記録義務編は、保存期間を記録の作成方法ごとに分けて示しており、この記事では期間と起算点を確かめる資料として使います。ここでは、記録を保存する対象であることが確認済みの案件を扱います。

一括して記録を作成する方法は、一定の期間内に特定の事業者と継続的・反復的に個人データを授受する場合に、個々の授受の記録に代えて使える方法です。契約書等による代替は、本人への物品・役務の提供に関連する本人のデータの第三者提供について、関係する書面に所定の記録事項が記載されていることを要件とする方法です。

代替方法の要件を満たさない書面も、記録事項が記載されていれば記録として認められますが、保存期間の違いに留意が必要です。書類の名称から分類を決めず、採用した作成方法を確認するところから始めます。

2．作成日と最後の提供日を分けて照合する

提供した側の記録で、一括作成や契約書等による代替に当たらないものは、記録を作成した日から3年間保存する扱いです。一括作成の記録は、その記録に係る個人データを最後に提供した日から起算して3年を経過する日まで保存します。契約書等による代替の記録は、その記録に係る個人データを最後に提供した日から起算して1年を経過する日まで保存する扱いです。

受け取った側では、一括作成と契約書等による代替の起算点は「最後に提供を受けた日」で、それぞれ3年、1年を経過する日までが保存期間です。

社内では「作成日」「最後に授受した日」「契約が終わった日」の欄を分けると、転記の根拠を説明しやすくなります。担当者は関係する履歴を集め、確認担当は採用した日がどの資料で裏付けられるかを照合します。保存期限だけを書き写すより、起算日に採用した日付も残す進め方です。

3．日付を確かめる担当と資料をそろえる

保存期限の管理欄には、計算結果に加えて、作成方法の確認結果と日付の根拠資料を置きます。担当者が用意するものと確認担当が照合するものを分けた、社内の管理表の例です。

確認すること	用意する資料・情報	誰が・いつ扱うか
どの記録を確認するか	記録名、対象範囲、採用した作成方法	管理者が期限確認の前に整理
作成日はいつか	記録の作成履歴、作成を終えたことが分かる資料	担当者が記録を整えた時点で用意
最後の授受はいつか	対象範囲に対応する送受信履歴や授受の記録	担当者が履歴を集め、確認担当が照合
どの日を起算点にするか	作成方法の確認結果、採用する日付、その根拠	確認担当が保存期限を登録する前に確認
確認後の管理をどう続けるか	保存期限、確認者、確認を終えた日、資料の所在	管理者が更新時と引継ぎ時に確認

表は起算日を確かめるための補助であり、社内で使う管理欄の案です。日付の出所を説明できない箇所は、確認中の印と調べる担当を付けて引き継ぎます。

たとえば、記録をまとめた後に同じ対象範囲の授受が見つかった、という場面を考えます。担当者は、追加分がどの記録に対応するかを示し、確認担当へ渡します。確認した結果と変更の理由も残すと、以前の保存期限だけが引き継がれる状態を避けやすくなります。

記録名や保存場所を変えた後は、管理表から根拠資料を開けるかも照合します。起算日を確認するために集めた資料が、担当者の手元だけに残らないよう管理者へ引き継ぐ運用です。

4．継続分とまとめた記録を見直す

ガイドラインは、一括作成について、対象期間や対象範囲などを明確にすることが望ましいとしています。最後の授受を調べる際は、記録がどこまでを含むかも合わせて確かめるとよいです。取引先の履歴をまとめて眺めるだけでなく、対象の記録に関係する履歴を取り出して照合します。

複数の本人の記録を一体として作成した場合には、保存期間が各記録で異なることがあります。記録事項の一部を省略して残りの事項のみを作成した場合については、記録全体の保存期間の起算点を、残りの事項を作成した時点とする説明もあります。

保存場所が同じという理由だけで期限をまとめず、管理の単位を確認担当とそろえます。記録をまとめ直した日やファイルの更新日を見つけた後も、それが何の作業による日付かをたどる進め方です。単なる整理作業の履歴と、保存期限の計算に採用した日を分けて残します。

5．迷う箇所と制度更新は確認先へ引き継ぐ

記録方法の適用や具体的な保存期限の判断は、専門家に確認します。相談には、作成方法、対象範囲、日付の候補、対応する資料、迷っている点をまとめるとよいです。どの資料の読み方を確かめたいのかまで書き添えると、確認結果を管理表へ戻しやすくなります。

公式の相談先として個人情報保護法相談ダイヤルの案内を参照しますが、同窓口は適法性・違法性の判断を求める相談には応じないとしています。

改正動向を確認する資料として参照した公式案内では、令和8年の改正法は同年7月10日に成立し、7月17日に公布されたとされています。施行時期の確認に用いた参議院の議案要旨は、一部の規定を除き、公布の日から起算して二年を超えない範囲内で政令が定める日から施行すると示しています。

引継ぎでは、確認済みの起算日と、専門家への確認が残る箇所を区別します。制度の更新を確認する担当も決め、回答や改訂内容を確認した後に管理表を更新する流れを残します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	対象の記録と、採用した作成方法を確認したか
□	記録作成日と最後に授受した日を、別々の資料で確かめたか
□	契約終了日やファイル更新日を、そのまま起算日に転記していないか確認したか
□	対象期間・対象範囲と、最後の授受の履歴が対応することを確認したか
□	まとめて保管する記録について、期限を分けて管理する必要を確認したか
□	起算日、保存期限、根拠資料の所在、確認者を残したか
□	判断が残る点の確認先と、更新後に管理表へ戻す担当を決めたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月5日）

個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（第三者提供時の確認・記録義務編）：記録方法の区分、保存期間と起算点、一括作成の範囲、本人ごとの期間の違い、記録事項を一部省略した場合の起算点。
個人情報保護法相談ダイヤル：公式相談窓口が適法性・違法性の判断を求める相談には応じないこと。
令和８年改正個人情報保護法について：その後の法改正の成立日と公布日。
個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律案：参議院：改正法の施行時期に関する議案要旨の記載。