公的書類に配達証明を付けるには？窓口での申出と受領証の扱い

1．差出時は窓口で利用する旨を伝える

公式資料の確認日：2026年11月5日。

日本郵便の配達証明は、一般書留にした郵便物を配達した事実を証明するサービスです。 利用する際は、郵便局の窓口で配達証明を付けたい旨を伝えて差し出します。

書留の差出しでは、郵便局に備え付けの「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入し、窓口に出します。 配達証明を付ける郵便物は一般書留にする必要があります。 簡易書留には配達証明を付けられません。

差出時の配達証明の加算料金は350円です。 郵便料金の総額は、郵便物の基本料金に、一般書留や配達証明など利用するオプションサービスの料金を加えて考えます。

2．差出後の請求は出した郵便局へ持ち込む

一般書留で出した後に配達証明を請求するときの窓口は、その郵便物を差し出した郵便局で、差出時の受領証を提示します。 請求できるのは発送後1年以内で、差出後に請求する料金は480円です。

3．受領証と後から届くはがきを区別する

書留の受領証には引受番号が記載され、その番号を使って郵便追跡システムで配達状況を確認できます。 配達の証明として差出人に届くはがきには、受取人の氏名・書留の引受番号・届けた郵便局および日付の入った印が載ります。

ただし、配達証明は、郵便物を実際に受け取った人が誰であるかを証明するものではありません。

4．担当者と保管場所を発送前にそろえる

ここからは当社の整理です。

書類を用意する人、窓口へ持参する人、届いた郵便を社内で振り分ける人が違う場合は、引継ぎの行き先を先にそろえます。同じ担当者が兼ねる場合も、準備・持参・受取後の処理を分けて考えられます。以下は社内の役割分担を決めるための整理表です。

窓口を訪ねる前は、どの書類について、何を残したいのかを担当者同士で共有します。手続き後は、持ち帰った控えを窓口へ行った人だけが持ち続けず、案件の担当者が取り出せる場所へ戻す運用にします。

後から届く郵便の社内での行き先も決めておくとよいです。受け取った人は案件の担当者へ渡し、担当者は手元の控えと照合して、届いた書類を同じ案件の記録へ加えます。受付の控え（受領証）と後日届く証明のはがきは、同じ案件にまとめながら別の書類として、何の記録なのかが分かる名前を付けて整理します。社内の記録では、まだ届いていない状態と、受け取って保管した状態を分けます。

担当交代の際には、保管場所に加え、問い合わせ中か、回答を待っているかも残します。受付を終えたことと、その後に必要な書類を受け取ったことを分けて管理するためです。

5．はがきが届かないときと判断が要るとき

配達証明の証明はがきが届かない場合、日本郵便は、郵便物を差し出した郵便局へ連絡するよう案内しています。 連絡を受けて、日本郵便が証明はがき（郵便物配達証明書）の発行について確認するとしています。

問い合わせの前には、手元の控えと、社内で郵便を受け取っていないかを確認するとよいです。窓口へ尋ねた内容と回答は案件の記録へ残し、次に確認する担当者も決めておきます。

提出する書類の送付方法は、提出先が出している案内を確認します。提出の期限に間に合うかや、送付が法律上どう扱われるかの判断は、提出先の案内を示して専門家に確認します。ここでは、証明の請求に必要な窓口での事務を扱います。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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