運行指示書の正副はどうそろえる？途中変更から帰庫後の回収まで

1．正と副の役割を出発前にそろえる

確認日：2026年11月3日。

条文の確認には国土交通省の「一般貨物自動車運送事業等に係る法令試験条文集」を使い、同書の更新日は令和８年６月１日です。変更時の記録と保存場所の確認に使う「貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について」は、令和８年６月26日最終改正の掲載版です。

貨物自動車運送事業輸送安全規則は、一般貨物自動車運送事業者等について、第七条第三項の業務を含む運行ごとに指示書を作成し、運転者等に携行させると定めています。第七条第三項の業務とは、業務前と業務後の点呼のいずれも、対面または国土交通大臣が定める対面と同等の方法で行えない業務です。神奈川県貨物自動車運送適正化事業実施機関の「運行指示書」は、運転者が携行するものを正、営業所に備えるものを副と呼んでいます。

事務の準備では、同じ運行の書類を探せるよう、運行を識別する社内の管理欄と保管先を対応させます。受け渡した相手と、営業所に残した書類の所在を記録するところまでを出発前の区切りにすると、担当者が替わっても照合を始められます。

2．途中変更は連絡と記入の状態を分けて追う

条文が変更時の対応を定める項目は、運行の開始・終了の地点と日時、経路と主な経過地の発着日時です。対象の運行の途中でこれらが変わった場合は、それに伴う関連事項の変更も含め、営業所側の写しへの記載、電話その他の方法による指示、携行する指示書への記載を行う規定です。変更の指示を行った日時と運行管理者の氏名も、指示書と写しに記載する扱いです。

事務の照合では、変更前と変更後の内容を見比べられる形にしておきます。連絡を受けたというメモだけでは、携行している書類への記入まで終わったのか読み取れません。「連絡済み」「記入の確認待ち」「照合済み」のように社内で状態を分けておくと、残っている確認を伝えられます。

変更の話が続いたときは、どの指示に対応する記入なのかが分かるように並べます。帰庫後に記憶で補うことを前提にせず、連絡の都度、照合待ちの箇所を残す運用が考えられます。内容の食い違いを見つけた事務担当者は、自分でどちらかを採用せず、指示した担当者へ戻す流れにします。

3．出発後に作成が必要になった場合を区別する

当初は作成対象以外の運行でも、途中で第七条第三項の業務を行わせることになった場合は、その業務以後の運行について指示書を作成し、電話その他の方法で指示する規定があります。この場合は、運転者等が業務の記録に指示内容を記録し、営業所で作成した指示書と、運行後の業務の記録を営業所で保存する扱いです。指示の日時と運行管理者の氏名は、この場合も指示書と業務の記録に記載します。

この流れを、出発時に持たせた書類の未回収と同じ欄に入れると、何を回収して照合するのかが曖昧になります。社内の管理欄では「携行書類の変更」と「出発後の作成」を分け、確認する記録の所在も添えるとよいです。

受け取った事務担当者が、書類の不足なのか、異なる記録のそろえ方なのかを取り違えないための区別です。引き継ぎでは、作成に至った経緯と、指示を確認できる記録を一緒に示します。

4．帰庫後は回収と照合を終えてから保管へ渡す

指示書と写しの保存期間は、運行の終了の日から１年間です。

社内の回収管理では、車両が戻ったことと、携行書類を受け取ったことを別々に確認します。受け取ったあとは、営業所に残した書類と並べ、途中の変更が対応しているか、指示した人や日時に抜けがないかを見ます。

空欄や食い違いを見つけたら、確認待ちの箇所、確認する相手、返答の状況を記録しておきます。事務担当者が後から内容を推測して埋めると、元の指示との関係が分からなくなるためです。回収を終えただけの書類と、照合まで終えた書類の置き場も分けると、後任者が続きを判断しやすくなります。

保管へ渡す際は、運行の終了日と保存先を対応させます。書類を受け取った日だけを管理の基準にせず、運行のまとまりをたどれるようにすることが大切です。見つからない書類がある場合は、回収済みとして閉じず、所在を確認している相手を残します。

5．引き継ぎ表には未完了の理由と確認先を残す

次の表は、社内で書類の所在と作業の状態をつなぐための整理例です。法定の様式や追加の記載義務を示すものではありません。

たとえば、帰庫後に携行書類を受け取ったものの、変更箇所の照合が残っている場面を考えます。引き継ぎには回収済みと照合待ちを分けて書き、確認する相手と該当箇所を添える形です。受領したことと内容まで確認したことを分ければ、後任者が再開する場所を選べます。

引き継ぎに使う欄は、書類の所在、作業の状態、確認待ちの理由、次に確かめる相手を中心にそろえます。日々の管理表が埋まっていても、対応する書類を取り出せなければ照合はできません。管理表から保存先へ、保存先から同じ運行の記録へ戻れる関係にしておくとよいです。

この記事が扱うのは、決められた指示と書類の対応、回収の管理までです。運行の可否や経路の安全性は判断しません。制度の適用や保存方法に迷う場合は、公式資料と手元の書類を示し、所管の窓口・専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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