給食の保存食は何を記録する？原材料・調理済み食品と献立のつなぎ方

1．保存する対象と、採取時の状態を押さえる

厚生労働省の衛生管理情報ページは、「大量調理施設衛生管理マニュアル（平成29年６月16日）」を掲載しています。同マニュアルの適用対象は、同一メニューを1回300食以上、又は1日750食以上提供する調理施設です。改正通知では、中小規模調理施設等にも、マニュアルの趣旨を踏まえた衛生管理の徹底を求めています。自施設にどの基準が当てはまるか（学校給食など施設ごとの基準や、自治体の指導を含む）は、所管の窓口で確かめます。

マニュアルの「検食の保存」では、原材料及び調理済み食品を食品ごとに50g程度ずつ清潔な容器に入れて密封し、－20℃以下で2週間以上保存することを求めています。原材料は洗浄・殺菌等を行わず購入した状態で、調理済み食品は配膳後の状態で保存します。

以下では、こうして取り置く食品の現物と記録を、取り違えずに引き継ぐための整理を扱います。

2．採取記録から献立と保管場所へたどれる形にする

ここからは当社の整理です。

保存食の管理欄は、食品名だけで終わらせず、いつ採取し、どの食事に対応し、どこに置いたかまでつなぎます。次の表は独自の整理例で、公式の指定様式ではありません。採取や保管の方法は施設で確認した手順に従い、表はその内容を照合するために使う考え方です。

管理記号は、現物、採取記録、保管場所の一覧に共通で使います。原材料と調理済み食品の欄を分けると、同じ食事に関係する検体を見分けられます。原材料の仕入れ情報は受入れ記録への参照先を残し、保存食の記録からも探せる形にするとよいです。

3．採取時に照合し、献立の変更を反映する

採取担当者は、記録上の食品名と現物の表示を照合します。献立の予定表をそのまま転記するより、実際に提供した内容と見比べる手順を設けるとよいです。料理や使用食材を変更した分も、採取対象と対応する記録へ反映する扱いにします。

原材料と調理済み食品をまとめて「採取済み」とする欄だけでは、どちらを確認したのかが読み取れません。区分ごとに確認状況を残し、採取できた対象と確認待ちの対象を見分けられるようにします。確認待ちの欄には、担当者へ戻す内容と返答の受渡し先も添える整理です。

収納後は、記録に書かれた場所から現物を探せるかを確認します。保管場所を移した際は、移動後の設備名や区画を記録へ反映し、移動前の場所だけが残る状態を避けます。記入と照合の担当を決めておくと、後任者へ渡す際にも確認先が分かります。

4．食品を残す期間と、点検結果を残す期間を分ける

マニュアルの衛生管理体制の項では、責任者が衛生管理者に別紙点検表に基づく点検と報告を行わせ、適切に点検したことを確認し、点検結果を1年間保管することを求めています。

事務上の運用としては、保存食の現物を管理する欄と、点検結果の保管先を示す欄を分けます。食品を廃棄した記録を付ける作業と、関連する記録を処分する作業も分けて考える整理です。食品の保管予定を、帳票の処分予定へそのまま転記しないようにします。

また、廃棄前に確認する予定と、実際に廃棄した日時は別々に残します。予定欄が埋まった段階で処理済みにせず、判断した人と実施した人を記録へつなぐ形です。廃棄の可否や、独自に補った採取記録の保存期間は、施設の責任者が所管の窓口や専門家に確認する事項とします。

5．空欄や異常は、判断する人へ引き継ぐ

引き継ぐ際は、未記入の欄だけを渡すより、確認できた範囲と残っている問いを分けて示すとよいです。現物を見付けられない、表示が読めない、保管中の温度記録に異常がある、といった内容を対象の管理記号に結び付けます。回答の内容、確認した人、記録を直した箇所も残す運用です。

事務担当者は、献立、採取記録、保管中の記録をそろえて責任者へ渡します。空欄を記憶や推測で埋めず、現物や元の記録で確かめる分担を設けます。保管条件の変更や廃棄の可否は、人が確認して判断する範囲に置き、AIに決めさせません。

所管の窓口や専門家に確認する際は、施設の提供規模、扱う食品、現在の手順と記録、判断に迷っている対象を伝えます。回答は担当者の手元だけに置かず、後任者が参照する手順と記録へ反映するところまでを引き継ぎに含める考え方です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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