行政書士の職務上請求書を補充するには？東京会の冊子・申込資料

要点

東京都行政書士会で職務上請求書を補充する際は、購入申込書・誓約書・一般倫理研修の修了証書・使用済み控え綴りをそろえます。受領までの予定を立て、個人開業会員と法人会員の条件を分けて確認します。

公開：2026年11月6日／情報の確認日：2026年11月6日（出典はこの記事の最後）

この記事は、行政書士事務所で職務上請求書の補充を手伝う事務担当者が、東京都行政書士会の購入案内と規程を例に、同封する書類・冊数の条件・返送後の保管を確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月6日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．払出しは郵送、残りの冊子があるうちに準備する

以下は、東京都行政書士会の購入案内と規程を例に、個人開業会員の補充を中心に整理したものです。ほかの行政書士会に所属する場合は、所属する会の案内で手順と条件を確かめます。

東京都行政書士会では払出しは郵送のみの取扱いで、窓口で必要書類を預けることもできますが、来局しても当日の払出しはできません。郵送してから返送までは、記載内容の確認のため2週間ほどかかると案内されています。

補充の準備は、手元の残りと次に使う予定を担当者へ確認するところから始めます。返送を見込む日と実際に受け取った日は分け、申込みだけで補充済みと扱わない運用にするとよいです。

2．同封する物と、受講だけを確認する物を分ける

東京都行政書士会の購入案内には、次の準備事項が挙げられています。

手元にある使用済みの職務上請求書をすべてそろえます。
購入申込書の様式２と誓約書の様式３には、それぞれ職印の押印が必要です。
日本行政書士会連合会主催「一般倫理研修」の修了証書の写しを添付し、使用人がいる場合は使用人分も添えます。
東京都行政書士会主催「人権研修」は使用人を含め受講が必要で、修了証は発行されず、提出も不要です。
購入代金は1冊1000円で、郵送申込みでは郵便小為替を同封します。
返信用レターパックプラス（赤色）を用意し、事務所住所・会員氏名・電話番号の記入が必要です。

購入申込書の「業務の種類」欄には、主たる取扱い業務を明記します。誓約書には、職務上請求書に不実の記載をしない旨の誓約が含まれます。

東京都行政書士会の「職務上請求書関係事務及び適正な使用に関する規程」では、個人開業会員と法人の社員会員は一般倫理研修、人権研修、新入会員登録証交付式及び登録時研修を修了しなければならず、このうち一般倫理研修と人権研修は購入申込日において5年以内の修了が必要です。同じ規程では、購入を希望する会員は、使用人にもこれらの研修を修了させなければなりません。

事務担当者は資料をそろえ、内容の確認と押印は申込者へ回します。受講した事実を確認する項目と、証書の写しを同封する項目を分けておくと、添付の有無を見返しやすくなります。

3．所有できる冊数と、年間の追加購入を混同しない

規程では、使用中を含む所有冊数は個人開業会員が2冊まで、法人会員が社員会員の人数に2を乗じた冊数までです。

購入案内では、年間の区切りを4月1日から翌年3月31日とし、4冊以上購入する場合に特例措置承認願と事件簿の写しが必要です。特例措置承認願には、年間3冊を超えた具体的な理由として、使用する業務の種類・年間件数等を記す欄があります。

法人会員の年間払出し上限は、規程では本会に所属する社員会員の人数に3を乗じた冊数で、これを超える払出しには特例措置承認願と事件簿の写しを提出しなければなりません。

法人会員が2冊以上を申し込む場合や、書留郵便での返送を希望する場合は、事務局へ問い合わせたうえで郵送する扱いです。

規程本体は令和5年11月22日に一部改正・同日施行され、その後、特例措置承認願の様式は令和7年3月25日に一部改正・同日施行されています。

4．冊子の所在から返送後までをつなぐ記録の例

ここからは当社の整理です。

担当交代では、申込用紙だけでなく、冊子の所在と送った物を引き継げる形にします。次の表は事務の進み具合を残すための例で、公式の申込様式ではありません。

元の記録・手元の物	補充の準備で残す記録	発送・受領・保管へのつなぎ方
棚にある冊子と管理記録	対象の冊子、所在、照合した担当者	発送する物と手元に残る物を区別する
申込みの控えと添付資料	内容確認、押印確認、同封物の照合状況	確認待ちの項目を発送済みと分ける
発送の控え	発送した日、送った物、問い合わせの経過	返送待ちの記録へ引き継ぐ
戻ってきた冊子と新たな用紙	受け取った日、照合結果、保管場所	使う物と保管する物を分けて収納する

準備中、確認待ち、発送済み、受領済みと進み具合を残し、途中のものには次の対応をする人を記します。引継ぎ用の記録には所在や確認結果を中心に書き、冊子の内容全体を写さない構成です。

5．不備や条件の疑問は発送前に事務局へ確認する

東京都行政書士会の規程では、購入希望者は前月までの会費を完納していなければならず、郵送で申し込む際は簡易書留郵便等を利用しなければなりません。

同じ規程では、使用済み控え綴りは、記載内容の確認を受けた日から2年間保管しなければなりません。

返ってきた物は、受け取ったまま置かず、保管する担当者へ渡したところまで記録します。所在が分からない物や記載に疑問がある物は、状況を申込者へ伝え、扱いを確認してから準備を進めます。

冊子・申込資料のそろえ方が不明な場合は所属会の事務局へ、請求理由や請求できるかどうかは事務担当者が判断せず、申込者である行政書士に確認します。事務の引継ぎと、個別の請求に関する判断を分けておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	対象の冊子と手元にある冊子の所在を照合したか
□	申込みに添える書類と押印を申込者が確認したか
□	必要な研修の受講と証書の写しを確認したか
□	手元に所有する冊数と年度内の購入履歴を分けて確認したか
□	同封物、発送方法、受け取りの予定を確認したか
□	返送後に照合する人と、控えの保管場所を決めたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月6日）

職務上請求書購入のご案内｜東京都行政書士会：申込資料、研修関係の準備、代金、返信方法、返送の目安、追加購入時の案内
「戸籍謄本・住民票の写し等職務上請求書」購入申込書（様式２）：主たる取扱い業務を記す欄
誓約書（様式3）：不実の記載をしない旨の誓約
東京都行政書士会職務上請求書関係事務及び適正な使用に関する規程：研修の修了条件、所有冊数、法人の年間払出し上限、発送方法、会費、控えの保管、規程と様式の改正時期
特例措置承認願（様式第１号）：年間の使用冊数を超える具体的な理由の記入欄