借入申込書には何をそろえる？申込人・使途・希望額と確認の進め方

1．対象の様式と、記入前に決める範囲

対象は、日本政策金融公庫の国民生活事業向けの借入申込書です。社内では提出用の様式に直接書き始める前に、転記する情報と、経営者に決めてもらう情報を分けて準備します。

申込書の表面下部には「08.01」の表示があります。保存してある様式だけを使い続けず、利用の都度、公式の配布元と手元の様式を突き合わせるとよいです。

公式の配布ページでは、申込書は表面と裏面を両面印刷するか、別々に出力して提出する案内になっており、押印は不要です。この記事では、経営者が決めた希望内容を資料と照合するところまで扱います。借入の推奨、返済能力の評価、融資の可否、オンライン申込みの操作は扱いません。

2．主な記入欄を、確認元と組み合わせる

次の表は、公式様式の主な欄と、社内で確認する際の整理です。記入欄の全体は、公庫の配布する申込書で確かめます。

金額の確認では、資料に書かれた購入総額と、今回借入を希望する額を別々に読み取ります。希望額の根拠が曖昧なときは、事務担当者が差額を埋めず、経営者に確認を戻す流れにします。

3．氏名・返済希望・担保欄は確認する相手を分ける

個人事業主または法人代表者の氏名欄は自署の指定があり、ゴム印は使用しないよう記載されています。下書きの情報をそろえる役割と、本人が記入する役割を分けておくとよいです。

毎月の返済希望日は、5日・10日・15日・20日・25日・末日から選ぶ欄ですが、金融機関によっては利用できない日があります。希望だけを聞いて転記を終えず、選べる日について申込先に確かめる事項を残します。

担保・保証の条件は選択欄になっており、選択された内容により適用される利率が異なります。事務担当者が前回の選択をそのまま写すのではなく、経営者の意思を確認します。契約上の判断は、公式様式を示して専門家に確認します。

申込書は、裏面の「公庫におけるお客さまの情報の取扱に関する同意事項」に同意したうえで記入する案内です。確認を依頼する際は、記入する面と裏面を一緒に渡します。

設備資金の場合は見積書が必要で、担保の提供を希望する場合は不動産の全部事項証明書または登記簿謄本等が必要です。申込人ごとの添付書類については、申込先に確認する事項も準備メモに残します。

4．社内の準備メモは、値と確認元を並べる

ここからは当社の整理です。

確認前の情報を提出欄へ混ぜ込まないために、準備メモには「内容」「確認元」「未決事項」を並べます。ここでは、備品購入のために希望内容を整理する場面を短く示します。

【借入申込書の準備メモ】
申込人：会社名と代表者名を分けて本人に確認
使途：備品の購入内容を見積書と照合
希望額：経営者が確認した額を記録
希望時期：購入先への支払予定を添えて経営者に確認
返済の希望：経営者への確認待ち
未決事項：見積書の改訂がないか購入担当者に照会中

このメモは提出用の様式ではありません。「確認待ち」は、記入してよい値として扱わず、確認する相手に戻します。添付する資料と、社内の判断に使った資料も区別しておくと、後から確認し直せます。

見積書が変わった場合も、希望額を機械的に増減させず、経営者が希望内容を見直したかを確かめます。旧メモを残す際は、提出に使う版との区別が付く名前にします。

5．提出前の照合と、控えの保管をつなげる

提出前は、記入した内容を読み上げるだけでなく、その欄を確かめた資料や確認相手に戻って照合します。経営者には希望内容、購入担当者には見積りと支払予定、連絡担当者には連絡先を確認するなど、問いを分けると回答をまとめやすくなります。

希望額や使途が変わったときは、変更欄だけで終えず、内訳、希望時期、関連する資料に食い違いが残っていないかを見ます。確認済みの情報と、未回答の情報が区別できる状態で提出前の確認に回します。

提出した内容の控えには、使用した様式と照合した資料を対応付けます。家族や連絡先などの情報を含むため、閲覧する担当者を決め、共有先を広げすぎない扱いにします。保管期限を独自に決めつけず、社内の文書管理の決まりと申込先の案内を確かめるとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。