印刷のGP工場認定申請には何をそろえる？評価表と添付資料

1．最初に部門と工場の範囲をそろえる

GP工場認定は、日本印刷産業連合会が定めるグリーン基準に基づき、環境に配慮した印刷工場を客観的な審査で認定する制度です。制度概要では、そのグリーン基準を、同連合会が2001年に制定した印刷産業界の環境自主基準と説明しています。この記事で見た工場認定規程は、冒頭に2026年10月6日の第8条第4項削除を記した版です。

認定は工場単位で、申請した工場に関連する同一敷地内の全工程が対象となり、一部の工程を除外することは認められません。制度は印刷形式により、オフセット印刷、シール印刷、グラビア印刷（軟包装）、スクリーン印刷の4部門に分かれており、認定基準等は同連合会のホームページで公開されています。申請案内では、事業を営む印刷関連事業所・工場であれば、すべての事業所が申請できるとしています。

ここからは当社の整理です。

GP認定は、国や自治体への届出・許可の手続ではなく、業界団体の認定に申し込む手続です。申請するかどうかと対象の工場を社内で決めてから、準備に入ります。担当者が交代する前に、申請する拠点、敷地内の工程、資料を集める部署を同じメモにまとめます。会社全体の資料と対象拠点の資料を区別し、どの工程について説明しているかが読める状態にしておくとよいです。

2．定型書類と添付資料を別々に数える

申請案内が挙げる定型書類は、グリーンプリンティング工場認定審査申請書、認定評価表兼チェックシートです。一覧には続けて、様式１の環境配慮型機器一覧表、様式２の廃棄物等処理一覧表があります。様式３の所有機器環境負荷確認表、様式４の遵法自己宣言書も同じ一覧にあります。添付資料リストも、同じ一覧の定型書類に含まれます。案内では、定型書類のほかに、書式自由の各種添付資料も提出が必要としています。

工場認定規程では、申請に必要な添付書類の詳細は、グリーンプリンティング工場認定評価表兼チェックシートに記載すると定めています。規程の同じ条（第5条）では、申請に当たって評価表兼チェックシートで自己評価を行い、必須項目をすべて満たし、達成度（規定点数の合計に対する達成点数の合計の割合）が70%以上であることを確認しておくとしています。

オフセット印刷部門の様式（Excel・Ver.2024）では、各工程の評価表に、申請時に必要な添付書類とその資料番号を書く欄があり、添付する資料番号を記入し、同一資料は同一番号とする注記があります。同じファイルの「GP申請書類確認チェックリスト」は提出前に確かめる項目の一覧で、この用紙も提出するよう求めています。項目には、申請書と様式４（遵法自己宣言書）が捺印のある原本か、チェックシートに添付書類の資料Noが入っているか、添付資料に資料番号のインデックスを付けたか、様式１～３を該当がなくても添付したかなどがあります。ほかの部門の様式は、その部門のファイルで確かめます。

社内の進捗管理では、書式への記入と、その記入を支える資料の収集を分けます。記入済みの欄が増えても、根拠の所在が空欄なら担当者へ差し戻せるようにします。「資料あり」だけで終わらず、資料名、対象の工程、保管先、内容を確認する人を記録するとよいです。

書類名が似ているものは、配布された様式の名称を管理用の一覧にも写しておきます。手元の呼び名に統一してしまうと、提出前の照合で対応関係が分かりにくくなります。

3．古い手引きと、申請に使う基準を混ぜない

申請案内には、掲載ガイドライン（オフセット印刷部門は平成18年3月発行、ほかの3部門は平成19年11月発行）は発行時のもので、一部基準が改定されているとの注意があります。規程・参考資料のページでは、「印刷サービス」グリーン基準を「最新版」として掲載しています。掲載されている版は、オフセット印刷とスクリーン印刷が2024年2月20日改定、シール印刷とグラビア印刷（軟包装）が2013年4月25日改定です。工場認定規程では、改定後の基準は改定日以降の認定申請から適用するとしています。手引きで書類の組み立てを理解し、申請に使う基準との対応は別に点検します。

オフセット印刷のグリーン基準は、本文冒頭に最新改定日を2024年2月20日と記しています。この基準の項目には、印刷機のエネルギー・騒音・振動等の環境負荷の把握があります。緊急時の環境配慮を含む対応手順書も、この基準の項目です。項目全体は、同基準の本文と自社の部門の評価表で確かめます。

ここで挙げた内容を、すべての部門に共通する添付資料の一覧として扱わず、自社が使う評価表の項目に沿って収集します。機械の説明資料は現場で使う機種と結び付け、手順書は現場で運用している版と照合します。資料に書かれた対象と実際の対象がずれていないかは、事務担当者だけで埋めず、内容を知る担当者に確かめる形です。

4．元の記録から提出控えまでをつなぐ

以下は、社内の取りまとめ用に、記録の流れと担当をつなぐ例です。必要な添付資料を追加で定めるものではありません。

資料を受け取った時点と、内容を確認した時点を分けて記録します。対象が違う資料や古い版を受領したまま、確認済みに進めないためです。提出する写しと社内に残す元の記録も区別すると、照会を受けた際の探し先が分かります。

引き継ぎの際は、未完了の項目だけを別のメモに切り離すより、元の一覧に担当者と確認待ちの理由を残す方法が使えます。「誰かが確認する」という状態を減らし、次に連絡する相手が分かるようにします。

5．提出前に、確認者と社内期限を決める

申請案内では、グリーンプリンティング工場認定審査申請書に評価表兼チェックシートと添付書類を同封し、認定事務局宛てに郵送する方法を示しています。工場認定規程では、認定事務局が書類の不足・未記入等の不備を確認し、不足・不備があれば追加資料の提出や資料の修正を求めるとしています。

申請案内では、申請書類の提出から１週間以内に所定の認定申請料を振り込み、事務局が書類に不備がないことを確認した後に請求する審査料を、指定期日までに振り込むとしています。金額は同じページの価格表（PDF）で確かめます。同じ案内では、認定の有効期間を認定日から起算して３年間とし、更新申請は認定有効期限日の６ヶ月前から２ヶ月前までに行うとしています。

提出予定から逆算し、収集担当者がそろえる日、内容の確認者が照合する日、取りまとめ担当者が提出物を固める日を分けます。これは社内で決める準備日程であり、申請料の振込や更新申請のように外から示された期限とは区別して記録します。依頼する際も、必要な資料の名前だけでなく、対象工程と確認してほしい箇所を添えるとよいです。

差替えが生じた際は、古い提出控えに上書きせず、変更した箇所と提出した版が追える形にします。内容を確定する責任者を決め、取りまとめ担当者が独自に記入の意味や適否を判断しない流れにします。

制度に関する問い合わせ先は、日印産連グリーンプリンティング認定事務局です。部門の選び方や資料の要否で迷った点は、該当する記入欄と手元の資料を示して相談します。法令への適合性は専門家に確認し、社内では確認した内容と対応する資料の所在を残します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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