Googleドライブの共有フォルダ内で一部だけ閲覧者を絞る設定と確認

1．親側の共有と、子側に残す相手を分けて考える

確認日：2026年11月4日

最初に決めるのは、共有を続ける資料と、閲覧者を絞る資料の境目です。この相手を外したいという依頼だけで進めず、ほかの資料は引き続き使ってもらうのかまで、配布責任者とそろえます。

共有ドライブでは、フォルダに対して管理者のアクセス権を持つ場合に、フォルダへのアクセスを特定のメンバーに制限できます。また、共有ドライブの管理者と、マイドライブのフォルダのオーナーは、アクセス制限付きのフォルダにアクセスできます。

このため、見せる相手の名簿だけでなく、管理を担う立場も確認の対象になります。誰が操作するのかが曖昧な場合は、対象の保存場所と変更したい範囲をまとめ、管理担当者に引き継ぐとよいです。

2．子フォルダの共有設定を開き、利用者を整える

操作前に、親側の場所と、閲覧者を絞る対象を照合します。似た名前の保存先がある場合は、名前だけを頼りに変更せず、どの資料を収めた場所かも確認しておきます。

制限を有効にする

対象の子フォルダを右クリックし、［共有］の設定アイコンをクリックします。続いて［アクセスを制限］をオンにします。

変更の目的は、親側で使い続ける資料まで利用できなくすることではありません。依頼された対象と操作中の対象を照らし合わせてから、設定を切り替える流れです。

共有画面に戻って相手を見直す

［戻る］で共有画面へ戻り、アクセスを認める相手を追加し、不要な相手を削除します。追加する相手は、メールアドレスまたは Google グループを入力して指定します。

画面に並ぶ名前と、事前に合意した共有先を照合します。必要な相手を加える作業と、残っている共有先を見直す作業を分けて進めると、変更した内容を記録しやすくなります。表示名が似ている相手は、宛先まで照らし合わせるとよいです。

3．削除した相手の一覧だけで完了にしない

［アクセス権を持つユーザー］リストと［全般的なアクセス］の設定は、常に［アクセス権が削除されました］リストよりも優先されます。削除のリストに入っていても、アクセス権を持つグループに属している場合などは、引き続きファイルを開けると説明されています。削除された名前だけを見て終えず、現在アクセスを認めている共有先と、広く開ける設定が残っていないかを合わせて確認することが大切です。

特に、共有先に集まりを指定している場合は、その中に誰が含まれるかを照合します。個人の名前を探すだけでなく、閲覧を外す予定の相手が、別の共有先にも含まれていないかを管理担当者と確認するとよいです。

判断に迷う共有先を見つけたときは、対象、表示されている共有先、閲覧を残したい相手を整理します。名前の意味が分からないまま削除を進めるより、配布責任者に利用目的を確認してから変更範囲を決める流れが適しています。

4．見せ分ける資料と確認先を短い表にする

ここからは当社の整理です。

事務の引き継ぎには、操作名よりも、どの資料を誰に見せるつもりだったかを残します。設定を行った担当者が不在でも、次の担当者が目的をたどれるようにするためです。

この表は、資料の扱いを相談するための見本です。実際の記録には、対象の場所、合意した相手、変更した担当者、結果を確かめた内容を添えます。予定と確認結果を混ぜず、未確認の点には引き継ぎ先を残すとよいです。

5．フォルダ名の表示と、内容を開けるかを分けて確認する

Googleのヘルプでは、権限のない相手にもフォルダが表示されることがあり、その場合はグレー表示になって開けないと説明されています。名前が一覧に残ることと、中身を閲覧できることは分けて確かめます。内容を絞る目的に加えて、名前に何を書くかも配布責任者とそろえておくとよいです。

設定後は、閲覧を残す相手と、外す予定の相手の立場で結果を確認します。担当者自身が開けたという結果だけで終えず、必要な相手が利用できるか、対象外の相手に内容が見えていないかを照合する流れです。試す際は、機密情報を含まない見本を使うとよいです。

最後に、共有を続ける予定だった親側の資料も、想定した相手が利用できるかを確かめます。子側を絞る目的が達成できたかと、ほかの資料の利用を妨げていないかを、別々に記録しておきます。

結果が合わない場合は、操作を繰り返す前に、対象の場所、確認した相手、開けたものと開けなかったものをまとめます。その情報を管理担当者へ渡すと、設定と利用者のどちらを見直すべきか、確認を進めやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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