相見積の回答を単価・合計額・納入日で並べて比較する手順

1．比較を始める前に、回答と依頼内容を対応させる

ここでは、Dynamics 365 Supply Chain Management の見積依頼への回答を比較する操作を扱います。操作説明の確認日は、出典の一覧に記載しています。

比較画面には、依頼時の数量と一致しない回答数量が含まれる場合があります。

以下は比較の準備についての当社の整理です。最初に、届いた回答を依頼した品目に対応させます。品名の似た別仕様や、まとめ売りと個別売りを混ぜず、単価の対象となる単位を元の見積書で確かめる進め方です。

比較を担当する人の手元には、依頼内容と仕入先の回答を一緒に置きます。回答に書かれた内容と、担当者が確認した内容を分けて残すと、別の担当者も判断の経緯を追いやすくなります。空欄は推測で埋めず、問い合わせる項目として扱うとよいです。回答が届いた順に確認を進める場合も、どの品目まで照合を終えたかを残しておくと、確認途中の回答を判断済みとして扱う混乱を避けやすくなります。

2．仕入先ごとの回答を登録して比較画面を開く

調達担当者が代理入力する公式手順では、「調達 > 設定 > 調達パラメーター」の見積依頼タブで「購買担当者は仕入先入札を編集可能」を「はい」にする設定を確認します。

「調達 > 見積依頼 > すべての見積依頼」から、送信済の対象を開き、「返信を管理する」で仕入先ごとの回答を表示します。

未返信の対象を選び、「編集 > RFQ 返信の編集」で回答を入力し、入力を終えたら「送信」を選びます。

比較は、アクションペインの「一般」タブにある「回答の比較」から開きます。

ここでの入力内容の確認は当社の整理です。代理入力では、回答元の見積書を見ながら品目ごとに照合します。入力できたことだけで確認を終えず、回答に含まれる備考も読み返すとよいです。回答の明細と備考の説明が食い違って見える箇所は、担当者の解釈で整えず、仕入先へ問い合わせるメモに分けます。引き継ぎには、比較の対象とした回答を特定できる情報も添えます。

3．行を並べ替え、単価・合計額・納入時期を読み分ける

比較画面では、グリッドを並べ替えて類似する行を隣り合わせにできます。同じ品目の回答を見比べる準備ができたら、価格と日付を確認する流れです。

「正味金額」は、明細行の品目に対する見積価格から割引を差し引いた額です。「誤差」は、入札ヘッダーまたは明細行の受領日と、依頼の入荷希望日との日数差を示します。

読み分けの順序は当社の整理です。まず単価の対象となる品目と単位を確かめ、次に合計額に含まれる範囲を確認します。最後に、希望する納入時期と回答の時期を照合する流れが考えられます。明細の金額と全体の合計を混同せず、それぞれを見積書に戻って確認するとよいです。

納入日という言葉を使う際も、発送と到着を区別して読むことが大切です。回答の文面に書かれた時点をそのままメモし、受け取りたい時期との関係を整理します。合計額の差についても、単価の差だけで説明を付けず、見積書の内訳を順にたどります。比較する範囲がそろっているかを確かめてから、価格差の理由を担当者の言葉で短く残す進め方です。

4．価格と納入時期が食い違う回答を短く整理する

比較した内容を引き継ぐ際は、金額の順番だけでなく、判断を保留した理由を短く添えると伝わりやすくなります。

この表は、回答を読んだ担当者の整理用メモを表したものです。安さと受け取り時期のどちらを優先するかは、使用する部署の事情と合わせて考えます。価格差の説明と確認中の項目を分けておけば、採用を判断する人へ渡しやすくなります。

問い合わせの返答を受けた後は、比較に使う回答を差し替え、古い回答との区別を付けるとよいです。採用理由も、見積書で確認できた事柄に結び付けて残します。担当者が付けた評価と、仕入先から返ってきた説明の区別が付く書き方にすると、後から確認の経緯を読み返しやすくなります。

5．表示できない回答と、承認前に確認すること

封緘された入札では、設定された有効期限日時を過ぎると「開封」が使用可能になり、開封後に入札データと添付ファイルを表示できます。

各入札には、比較画面の「ランク」へ数値を入力できます。順位と採用理由を照らし合わせる作業は、人が判断する範囲として整理します。

入札や特定の明細行を承認した後は、購買タイプに応じて購買契約書・発注書の生成、または購買要求の更新が行われます。

承認前の確認は当社の整理です。比較を終えた段階で、採用する回答、採用する範囲、仕入先への確認事項を担当者間ですり合わせます。未回答の問い合わせと採用理由を区別し、判断する人が元の回答をたどれる状態にしておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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