専門用語が多い会社案内を初めて読む相手に伝わる文章へ直すには

要点

専門用語が多い会社案内は、まず読者が知りたい事業内容を先に示し、用語を言い換えるか、説明を添えて残すかを考えるとよいです。元の語と説明案を対応させ、担当者が意味と対応範囲を確かめます。AIには確認済みの意味から下書きを作る役割を持たせ、事業内容の補完や用語の定義は任せない進め方です。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、専門用語の多い会社案内を、初めて読む相手に伝わる文章へ直したい小さな会社の担当者が、意味を保つ確かめ方とAIに任せる範囲を整理するためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．分かりやすさと、元の意味を保つことを両立する

確認日：2026-11-03

文化庁の発表では、「公用文作成の考え方」は政府における公用文作成の手引として周知・活用されることを目指すものとされており、ここでは会社案内の表現を考える参考として引きます。「公用文作成の考え方」では、基になる情報の内容や意味を損なわないことを示しています。専門用語については、語の性質や使う場面に応じて、言い換える、説明を付けて使う、普及を図るという考え方で対応を工夫するよう示されています。また、略語は元の用語を示してから使い、必要に応じて説明を添える扱いです。

会社案内への応用では、難しい語を消すことだけを目標にせず、何を扱う会社なのかを読み取れる文章を考えます。短くする過程で大切な意味が抜けていないか、読みやすさと併せて見る姿勢です。

2．初めて読む相手が、どこで立ち止まるかを決める

改訂の打合せでは、「分かりやすくしたい」だけで進めず、誰が何を知るために読むのかを言葉にします。初めて取引を検討する相手なら、会社の分類より、何を頼めるのかが関心の中心かもしれません。読者が読み終えて説明できるようにしたい内容を、先に決めておくとよいです。

担当者が口頭で説明するときに使う言葉も手掛かりになります。原稿の専門語について「それは、どのような仕事ですか」と聞き、仕事の対象と動作が分かる説明を集めます。言い換えを考える前に、社内で意味を確かめる段階です。

語だけでなく、文章の順序を見る

事業紹介の冒頭は、専門分野の名称を並べるより、扱うものと行う仕事を示す形で検討します。その後に詳しい呼び名を置けば、読者は説明と用語を対応させて読めます。

ただし、説明を先に出すために、資料にない用途や強みを足すことは避けます。「どんな相手の、何を扱い、何をするのか」が分からない部分は、文章で埋めず担当者への質問に残す形です。

3．元の語・説明案・確かめる点を並べて残す

言い換えの記録には、元の文章の場所、用語の意味を確かめた資料、確認した担当者、採用した表現を残します。文章だけを上書きするより、変更の理由をたどりやすい形です。次の表は、その記録に入れる内容を考えるための例です。

元の語・表現	説明案	担当者に確かめる点
保全業務	設備の状態を確かめ、故障を防ぐための点検や手入れを行います	点検と手入れを行うという説明が、自社で使う意味と合うか
設計・施工	計画を図面にまとめる設計から、現場で工事を行う施工までを扱います	自社で担当する工程と、この説明が一致するか
一貫対応	相談から納品まで、当社が窓口になります	元の語が窓口の一本化を指すのか、全工程を自社で行う意味なのか

表の説明案は、各用語に共通する定義ではありません。担当者が意味を確認する前の候補であり、そのまま会社案内へ入れる文章ではないものです。

言い換えるか、用語を残すか

身近な語に替えても意味が保てるものは、説明案を本文に入れる候補にします。取引相手が後で資料を探したり、担当者と話したりする際に必要な呼び名は、説明と併せて残す方法もあります。判断の中心は、難しさよりも、読者が次にその語を使う場面があるかです。

意味が社内でも揃っていない表現は、先に確認先を決めます。読みやすい案ができたことと、会社として意味が確認できたことは、別に記録するとよいです。

4．AIには、確かめた意味から説明案を作る役割を持たせる

AIを使う際は、会社案内の原文だけでなく、担当者が確認した用語の意味と、想定する読者を添える運用にします。一般的な意味を推測させるより、社内で確かめた意味をどう伝えるかに作業を絞る考え方です。

渡す文章は社内で入力を認めた範囲に限定し、原本を残した写しで短い箇所から試します。求める出力は、言い換え案だけでなく、残した用語とその理由、担当者に聞く点です。特定の製品の機能や設定を前提にせず、下書きを作るための依頼として扱います。

目的：会社案内の紹介文を、業界の知識がない相手向けに整えること。
材料：原文、担当者が確認した用語の意味、掲載できる説明の範囲。
作業：確認済みの意味を保った説明案と、残す用語の候補を作る。
制約：材料にない事業内容、用途、対応範囲、強みは加えない。
不明点の扱い：意味を推測せず、担当者に聞く質問として本文とは別に出す。
出力：元の表現／説明案／残す用語と理由／担当者への質問。
原本は変更せず、修正案だけを示す。

受け取った文章は下書きです。修正案を原文と並べ、短くした結果、仕事の対象や範囲が変わっていないかを人が読みます。説明が足りない部分を見つけても、その場で事業内容を足さず、確認してから書き直す流れです。

5．読者に説明してもらい、つまずいた語へ戻る

意味の確認後は、その分野に詳しくない社内の人に読んでもらい、どのような仕事をする会社だと受け取ったかを聞くとよいです。「読みやすいですか」という感想だけで終えず、依頼できそうな仕事を本人の言葉で説明してもらいます。

書き手の意図と違う理解が出た箇所は、説明を足す候補です。用語自体は分かっていても、何を対象にするかが抜けているかもしれません。逆に、同じ説明が続いている部分は、説明する場所をまとめられるか検討します。

採用した文章は、意味を確認した担当者と表現を整えた担当者の記録に結び付けて残します。次の改訂でも、元の用語へ戻って判断できる状態にしておくとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	初めて読む相手と、読み終えて理解してほしい内容を明確にしたか
□	専門用語の意味を、社内資料や担当者への照会で確認したか
□	元の語と説明案を対応させ、変更の理由を記録したか
□	言い換えによって、仕事の対象や対応範囲が変わっていないか確認したか
□	用語を残す箇所に、読者が理解するための説明を添えたか
□	AIの下書きに、材料にない事業内容が加わっていないか確認したか
□	分野に詳しくない人の受け取り方を確かめ、採用した表現を記録したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

文化審議会建議「公用文作成の考え方」について：政府の公用文作成の手引という適用先。会社案内の表現を考える参考として引用。
公用文作成の考え方（建議）（付）「公用文作成の考え方（文化審議会建議）」解説：建議本文の「基本的な考え方」、略語の扱い、解説の「専門用語の扱い」。意味を保つこと、専門用語への対応を考える根拠。