変更登記に添付する原本を返してもらうには何を準備する？

要点

返却を希望する書類は、原本と、原本に相違がない旨を記載・記名した写しをそろえて一緒に提出し、郵送で返してもらう場合は返信用封筒と郵便料金相当の切手も用意します。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、変更登記に添付する議事録などの原本を返してもらいたい小さな会社の担当者が、写しの用意と記載、代理人に任せるときの委任事項、郵送で返してもらう準備を、法務省・法務局の案内と商業登記規則で確かめるためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．返してほしい原本は、申請前に選び出す

確認日：2026年11月4日。

この記事では、紙の原本を添付する申請の準備を扱います。手元に残したい書類は、提出する前に一覧にしておくと、写しの用意や受取りの担当を決めやすくなります。

法務局の「商業・法人登記の申請書様式」は、議事録・許可書など、当事者が原本を保管する必要があるもの等について、原本の還付を請求できると案内しています。商業登記規則第49条第2項は、還付を請求する際、当該書類と相違がない旨を記載した謄本も申請書に添付することを定めています。

鳥取地方法務局の案内では、原本還付の請求は登記申請と同時に行う必要があり、登記完了後の請求には応じられないとされています。

準備の出発点は、「あとで必要になる書類はどれか」を社内でそろえることです。借りている書類や保管先へ戻す書類も含め、返却を希望する書類名と、受け取った後の行き先を対応させます。

2．写しには証明と記名をそろえる

法務局の申請書様式ページでは、原本をコピーし、申請書に押印した人が「原本に相違ありません。」と記載・記名したものを、原本とともに提出するよう案内しています。コピーが複数枚にわたる場合は、それらを合わせてとじたものを用意する扱いです。

鳥取地方法務局は、写しの末尾の余白に「これは原本の写しである。」と記載する方法を示しています。その次の行には会社・法人名を、さらに証明する人の資格氏名を記載する案内です。

押印が要らなくても、記載と記名は残る

法務省の押印に関する案内では、原本還付を請求するための謄本への押印は不要ですが、原本と相違がない旨の記載と記名は引き続き必要です。同じ案内は、押印の要否にかかわらず、登記の申請には原本の提出が必要だとしています。

写しを用意した人と証明する人が別なら、書類名を付けて引き渡すと確認が進めやすくなります。読めない箇所や写し忘れがないかを見比べ、差替えが生じたときは、原本と提出用の写しの組合せを改めて確かめます。

3．代理人への依頼と、郵送での返却を分けて準備する

代理人に任せるとき

商業登記規則第49条第4項は、代理人によって還付を請求する際、申請書にその権限を証する書面を添付することを定めています。鳥取地方法務局の案内では、代理人が原本還付を請求する場合、委任状の委任事項に「原本還付の請求及び受領の件」の記載が必要です。

依頼するときは、返してほしい書類の一覧と、受け取った後の引渡し先を一緒に共有します。依頼した側と受け取る側で、対象の書類を同じ一覧で見られるようにすると、戻った書類の照合にも使えます。

郵送で返してもらうとき

法務省の「商業・法人登記Ｑ＆Ａ」は、郵送で原本の返却を希望する場合、返信用封筒と郵便料金分に相当する切手も登記所へ持参又は送付するよう案内しています。

返送先の部署名や受取担当を社内で決め、書類が届いた後に誰へ回すかまで共有しておくとよいです。郵便物を受け取る人と保管する人が別の場合は、到着だけで確認を終えず、保管先へ引き渡したことも記録します。

4．準備から受取りまで、担当と記録を対応させる

書類の作成、提出、受取りを別の人が担当する職場では、返却希望の一覧を引き継ぐ方法が考えられます。確認用の一覧には、書類名、原本の所在、写しを用意した人、返却後の保管先を残します。未処理の欄を空白にせず、「準備中」「確認待ち」などの状態にすると、引き継いだ人が続きから動けます。

誰が	いつ	用意するもの・行う確認	残す記録
社内の担当者	書類を集めるとき	返してほしい書類を洗い出し、所在を確認する	書類名、所在、返却後の行き先
写しを用意する人	提出前の照合時	原本と写しを並べ、欠けや差替えを確認する	照合した人、差替えの有無
提出する人	引渡し時	対象の書類を一覧と突き合わせる	渡した書類、渡した相手
受取担当者	到着・受取り時	戻った書類を一覧と照合する	受取日、受け取った書類
保管担当者	社内へ戻すとき	決めた場所へ保管し、未返却分を引き継ぐ	保管先、未返却分の確認担当

一覧の役割は、準備した事実と、返却された事実をつなぐことです。写しの準備が終わっていても、受け取りや保管が済んだとは限りません。担当が交代しても経過が分かるように、実際に行ったところまでを記入します。

戻った書類が予定と違うときは、受け取ったものを記録し、提出時の一覧と照合します。再発行や追加提出を手配する前に、どの書類について確認が必要なのかを絞ると、問い合わせの内容も具体的になります。

5．迷う点は、書類名と準備状況を添えて確認する

法務省の押印に関する案内は、掲載例以外の書面の押印の要否などを管轄の法務局へ問い合わせるよう案内しています。

確認したい点は、「どの書類を返してほしいか」「どのような写しを用意したか」「誰が提出・受取りを担当するか」に分けると伝えやすくなります。問い合わせた後は、回答だけでなく、対象にした書類と相談時の準備状況も残します。別の書類の回答と取り違えないためです。

個別の書類の取扱いや申請内容の法的な判断が必要な点は、公式資料と手元の書類を示して専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	返してほしい書類と、返却後の保管先を整理したか
□	対象の原本と写しを用意し、写し忘れや読めない箇所を確認したか
□	写しへの証明の記載と、証明する人の記名を確認したか
□	提出を任せる相手と、返却希望の対象・受取担当を共有したか
□	返送を希望する書類の受取先と、返送用の準備物を確認したか
□	受取りと保管を記録し、未返却分の確認担当を決めたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月5日）

商業・法人登記の申請書様式：原本の還付を請求できる書面の説明、原本と記載・記名した写しの提出を確認。
商業登記規則：第49条第2項・第4項（写しの添付と、代理人の権限を証する書面）。2026年5月25日施行の現行の条文で確認。
商業法人登記における原本還付の取扱いについて（鳥取地方法務局）：請求時期、写しの記載方法、委任事項を確認。2022年8月18日更新の案内のため、写しの提出と押印は法務省・法務局の現在の
商業・法人登記Ｑ＆Ａ：本人・代理人による写しの証明、複数枚のとじ方、郵送返却用の封筒と切手を確認。
申請書、各添付書面等の押印の要否について（商業・法人登記）：還付請求用の謄本への押印不要、記載・記名、原本提出、押印の問い合わせ先を確認。