講師依頼書には何を書く？テーマ・日時・会場・謝礼を伝える欄の作り方

1．公式案内で見る、相談から依頼文書を送るまで

確認日：2026年11月4日。

宇都宮大学工学部の案内では、講演依頼の文書の様式は任意とされています。同学部は、講演が決まったあとに必要書類を教員宛に送る流れを示しています。また、問い合わせ時点の日時や場所は大まかな予定でもよく、担当教員と調整する案内です。

この案内は、相談段階と正式な依頼の段階を区別する参考になります。社内で依頼書を作る際も、希望を伝える文書なのか、相談を経て合意内容を伝える文書なのかを冒頭で示すとよいです。検討中の会場や謝礼を、確定事項のように書くことを避けられます。

2．講師が判断できる情報を欄にする

次の表は、自社の依頼文書を組み立てるための項目案です。欄を埋めることよりも、相手が講演の内容と引き受ける範囲を読み取れることを重視します。

テーマ欄には、演題の候補と講演のねらいを分けて書くと伝わりやすくなります。「業務の改善について」だけでは、参加者が何を学びたいのかを読み取りにくいためです。相手の専門分野に合わせて相談できる余地を残しつつ、主催側が困っている点を短く添えます。

謝礼欄は、提示内容と未決事項を見分けられる形にします。「別途相談」だけで済ませず、何を相談したいのかも記すとよいです。金額や支払いの扱いは経理担当とも照合し、税務・契約上の判断は専門家に確認します。

3．記入例は、未決事項が分かる短い形にする

日程や謝礼を架空の数字で埋めず、記入位置と調整状況を示すひな形にすると、実際に使う担当者が確認しやすくなります。下の例では、角括弧の中を依頼内容に置き換えます。

件名：社内勉強会の講師ご依頼について
宛名：[講師の所属・氏名] 様
依頼元：[主催者・差出人]

当社の事務担当者を対象に、下記の内容でご講演をお願いしたく、ご相談申し上げます。
目的：日々の業務で生じる情報の伝達漏れを見直すきっかけとすること
希望テーマ：担当者間で情報を引き継ぐ際の留意点
対象者：社内の事務担当者
開催日時：[候補日・講演開始・終了／調整中]
会場・実施方法：[会場名・所在地／対面を希望]
謝礼：[提示額／協議中]
旅費：[謝礼とは別に相談]
依頼範囲：講演と質疑応答を希望。配布資料の有無は別途相談
返答希望：[返答を希望する時期]
連絡先：[担当部署・担当者・連絡方法]

調整を経て送る文書では、相談用の表現と合意済みの記載が混ざっていないかを読み直します。録画や資料の配布を希望することも、講演を引き受けてもらうこととは別に確認するとよいです。

4．大学教員への依頼は、所属先の手続も確かめる

宇都宮大学の職員に依頼する際は、本人の内諾を得たうえで「兼業依頼書・兼業許可申請（届出）書」を作成し、事前提出する案内です。同大学では、原則として兼業承認希望日の3週間前までの申請書提出を求めています。また、1日限りの講演や講師派遣等にも同様の手続きが必要とされています。

ここで引いた大学の案内は、講師本人への文書とは別に、所属先への手続と提出時期を確かめるためのものです。他の所属先へ依頼する際は、その所属先の案内を読み、宛先、必要な文書、提出時期を確認します。本人から返事を受け取る担当と、所属先へ書類を提出する担当も、社内で対応づけておくとよいです。

5．返答後は、合意した版と変更点を残す

返答を受けたら、依頼書のテーマ、登壇時間、会場、謝礼・旅費を相手の返答と照合します。口頭で調整した部分は短い確認文にまとめ、食い違いが残っていないかを相手に確かめる形が考えられます。

保管する対象は、送った依頼書、相手の返答、調整内容が分かるやり取りです。自社で用意したひな形には、空欄のまま残す場所と担当者が書き換える場所を明示します。過去の依頼書から転記する際は、宛名だけでなく、対象者、依頼範囲、返答先も見直すとよいです。

会場や登壇時間の変更は、最新の文書がどれか分かる形で伝えます。送付日、今回変更した項目、相手に確認した内容を社内の記録に残すと、引き継ぐ担当者も調整の続きを追いやすくなります。講演内容の教材化や、講師本人が自分の勤務先へ出す届出の作成は、この依頼文書とは分けて扱います。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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