公募要領とFAQをAIで要約するときの根拠の出所を分ける記録法

1．公式資料でも参照先は分かれています

ここで例に引くのは、NEDOの「2026年度「NEDO先導研究プログラム／フロンティア育成事業」の公募について」のページと、その資料です。応募期限は2026年1月26日（月）～2026年2月27日（金）正午までで、受付は終わっています。現在の募集の案内としては扱いません。

「フロンティア育成事業 2026年度公募に関するFAQ」は、提案テーマが公募要領に適合しているかの判断や助言を求める最初の質問に、個別に回答することはできないと答えたうえで、公募要領等の資料と、公募ページにある課題詳細資料の確認を案内しています。公募要領では、研究開発テーマの事業期間と事業規模を公募課題ごとに設定するとしています。課題詳細資料（2026年1月26日付）には、技術テーマの説明に「本技術テーマに限定するものではありません」という注記が付いています。

別文書の「フロンティア育成事業に関するFAQ」は、応募書類の作成等について「公募に関するQ&A」も確認するよう案内しています。公募ページには、2026年2月16日に「フロンティア育成事業に関するQ＆A」を更新した記録があります。

2．文章を混ぜる前に、資料ごとに記録します

ここからは当社の整理です。社内説明用の要約を作る場面を考えます。事務担当者が対象範囲の説明と補足回答をまとめる際は、要約文だけでなく、文書を特定できる情報も残す形にします。資料名が似ていても、保存名を同じにせず、正式な題名で区別するとよいです。

表の記入例は、欄の使い方を示すものです。公募の対象範囲や応募条件を例として設定するものではありません。

原文と要約は別欄に置きます。担当者の言い換えを原文欄へ入れると、あとから出所を照合する際の手掛かりが変わってしまうためです。PDFの表示順と紙面のページ番号も分けて残すと、同僚が同じ箇所へ戻りやすくなります。

3．要約は「内容」と「出所」を組にします

整理の順序は、文書ごとの抜き出しを先に、論点ごとの並べ替えをあとにします。初めから読みやすい文章へまとめる依頼にせず、出所が分かる形の下書きから確認する流れです。

同じ論点が複数の資料に出てきたときも、根拠欄をまとめて消さず、文書ごとの説明を並べます。似た表現でも、対象や注記を照合してから短くします。補足回答の言い回しを要領そのものの文言として記録しないようにします。

また、原文に別資料を読む案内があるときは、「この文書に書かれた説明」と「別資料へ確認を促す説明」を分けて残す運用です。参照を促す文だけから、案内先に書かれた内容を補いません。案内先の確認後に、その文書の根拠箇所を追加するとよいです。

4．AIへの指示に、参照先と不一致の扱いを入れます

以下は、社内で使用を認められた環境で、公開資料の整理を依頼するための指示文の例です。特定の製品の機能や出力の正確さを示すものではありません。

目的は、配布資料を論点別に読み比べるための下書き作成です。
申請可否や採択の見込みは判定しません。

渡した文書を、付けた識別名ごとに分けて整理すること。
文書ごとに、正式な題名、URL、表紙等の版・改訂日を記載すること。
版・改訂日が見当たらないときは、確認日で補わず「記載を確認できない」とすること。

各論点に、要約、根拠箇所、原文、原文が案内する参照先を付けること。
原文は言い換えず、要約欄と分離すること。
対象範囲、例外、注記を落として短くしないこと。
別の文書から補った説明は、その文書の根拠として分けること。
参照先を読めていない内容は推測で埋めないこと。
食い違う記述は両方を残し、優先する文書を独断で選ばないこと。
読めない箇所と確認待ちの参照先は、要約とは別に列挙すること。

受け取った下書きは、そのまま社内の確定資料へ移さず、原文照合の作業欄に置きます。資料が増えたときも、既存の出所を上書きせず、追加した文書を見分けられる状態にしておくとよいです。

5．人は文書名と参照先をたどって照合します

確認では、引用された文が存在するかに加え、その文が要約の意味を支えているかを見ます。回答が短い箇所でも、質問の対象や直前の説明まで戻って読み、別の対象へ広げた要約になっていないかを確かめます。

参照先をたどった後は、出所の欄をその文書の名前で追加します。補足資料に案内があったという記録と、案内先を確認した記録を分ける運用です。資料間の違いが残る箇所は、担当者が勝手に整合させず、両方の原文と問い合わせたい点を残します。

この整理から申請できるという結論は出しません。制度の適用に関する判断は、該当する公式資料の根拠箇所をそろえて専門家に確認します。引き継ぐ際は、確認した文書と、確認が終わっていない参照先も併せて渡すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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