Gmailで容量の大きい資料を取引先へ送るには？添付と共有の確認

1．まず、使っているアカウントの容量制限を確認する

個人用のGmailアカウントの添付上限は25 MBです。 仕事用・学校用アカウントでは、添付ファイルの送信制限と受信制限をGoogle Workspace管理者が設定します。

添付ファイルの合計サイズが上限を超えると、添付ファイルが自動的に削除され、Google ドライブのリンクとしてメールに追加されます。 事務で使うときは、送信に使うアカウントの種類と、資料全体の大きさを先に整理するとよいです。

2．パソコンで資料を用意し、メールへリンクを挿入する

ここでは、Gmailのパソコン向けヘルプに沿って、ドライブにある資料をメールへ挿入する手順を扱います。

資料をアップロードする

パソコンでGoogle ドライブのフォルダを開き、送る資料をそのフォルダにドラッグしてアップロードします。 アップロードしたファイルの容量は、自分のGoogle ドライブのアカウントで使用されます。

作成画面で挿入する

Gmailで［作成］をクリックしてメールの作成画面を開きます。 メッセージの下部にある、ドライブを使用してファイルを挿入するアイコンをクリックします。 添付するファイルを選択します。

ページの下部で送信方法を選びます。Gmail のヘルプでは、［ドライブのリンク］はドライブに保存されているファイルに、［添付ファイル］は Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム以外で作成したファイルにのみ適しているとしています。添付の上限を超える資料をリンクで渡すこの記事の流れでは、［ドライブのリンク］を選びます。 最後に［挿入］をクリックします。 メールの本文には、資料の名称と相手に見てもらいたい内容を添えると、受け取り後の確認を依頼しやすくなります。

3．取引先だけに渡すか、リンクを持つ人に渡すかを分ける

ファイルの参照や編集をメールの受信者だけに許可するときは、設定の変更を求められた画面で［その他のオプション］をクリックします。 ドライブの［制限付き］では、アクセス権を付与されたユーザーだけがファイルを開けます。Gmail のヘルプでは、ファイルを限定公開にした場合、受信者が Google アカウントを持っていない、使ったメールアドレスが Google アカウントではない、メールがメーリング リストを利用して送られている（メーリング リストが Google グループで管理され、ファイルがグループで共有されている場合は除く）ときは、受信者がファイルを参照できないとしています。取引先の担当者が受け取るメールアドレスで Google アカウントを使っているかは、受信者だけに共有する前に確かめておく項目です。

［リンクを知っている全員］は、リンクを知っているインターネット上の全員が開ける設定です。 この共有方法でメールが転送されたり、スレッドに新しいユーザーが追加されたりすると、その人にも最初の受信者と同じ権限が付与されます。

共有相手に付ける権限は、［閲覧者］［閲覧者（コメント可）］［編集者］から選べます。 相手に内容を見てもらうだけなのか、修正も頼むのかを先に決めると、設定を選びやすくなります。

4．事務での例は、送る資料と確認先を短く残す

ここからは当社の整理です。

資料の送信を引き継ぐときは、送信の操作だけでなく、渡す資料と受け取る担当者をそろえておくとよいです。次の表は、案内資料を取引先へ送る場面の記入例です。

添付のし直しを頼まれたときも、どの資料について連絡が来たか分かる形で残します。宛先や資料を取り違えたまま再送しないよう、連絡内容と送信した資料を突き合わせる流れです。

5．開けないときは、共有相手と組織の制限を確かめる

Gmail のヘルプでは、職場や学校などの組織で Gmail を使う場合、共有できるファイルやユーザーを管理者が制限することがあるとしています。 会社で使うアカウントの制限は、管理者に確認する項目として引き継ぎに残すとよいです。

Google ドライブのヘルプでも、仕事用または学校用のアカウントでは、外部とのリンクの共有が管理者によって制限されている場合があるとしています。 相手から開けないと連絡が来たら、共有相手として指定した宛先と、相手が開こうとしているアカウントを確認します。制限の理由が分からないまま公開範囲を広げず、担当者どうしで受け取り方をそろえるとよいです。

送信後の確認は「メールが届いたか」と「資料を開いて内容を見られたか」に分けて行います。宛先、送った資料、相手からの返答を残しておけば、引き継ぎ後もどこまで確認が済んだかをたどれます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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